| 
За проекта
Един различен подход при внедряването на Microsoft Dynamics NAV в холдингова група от 12 компании
"Развитието на компаниите в холдинга, нарастващия обем на работа и нуждата от точни анализи и справки са основните причини за предприемането на тази решаваща стъпка."
Васил Мирчев, Председател на Борда на директорите на ВМ Финанс Груп
Основавайки българската компания ВМ Финанс Груп, мениджърите й никога не са предполагали, че един ден техният бизнес ще бъде толкова разнообразен и сложен. Няколко години по-късно, управлението на холдингова структура с повече от 12 компании от различни браншове и повече от 1000 служители, вече не е лесна задача. ВМ Финанс Груп взима ключово решение да инвестира в бизнес система, която да бъде внедрена във всички дъщерни компании на холдинга и да интегрира потоците от данни между тях, за да осигури актуална информация за холдинга. Днес вече е ясно, че мениджмънтът е направил отличен избор, залагайки на ERP системата Microsoft Dynamics NAV и Intelligent Systems за партньор в проекта по внедряването.
Ситуацията
Холдингът ВМ Финанс Груп включва компании с лидерски позиции в различни бизнес сектори - дистрибуция на бързооборотни стоки, транспорт и логистика, технологични решения и услуги за дома и офиса, рекламна и издателска дейност.
Бързото развитие на компаниите и увеличаващият се обем работа правят почти задължително внедряването на цялостна система, която да обедини всички бизнес процеси в компаниите, да увеличи сигурността на корпоративната информация и да подобри дейностите на всички нива в холдинга.
Ежедневното взимане на решения за бизнес от такъв мащаб създава необходимост от непрекъснат достъп до точни данни и детайлизирани анализи, които отразяват изцяло протичането на дейностите, както в отделните компании, така и в холдинга като цяло.
Така постепенно възниква идеята за внедряване на софтуерна система, която да стандартизира бизнес процесите във всички компании, да уеднакви номенклатурите, обединявайки ги в единна IT инфраструктура.
„Когато трябваше да изберем софтуерна система за управление на нашия бизнес, ние анализирахме всички технически и функционални нива в работата си, включително някои спецификации на търговската и финансова дейност и нуждата от консолидация. Решението, което най-добре отговори на нашите изисквания бе Microsoft Dynamics NAV", казва Васил Мирчев, Председател на Борда на директорите на ВМ Финанс Груп.
Решението
След като провежда внимателно проучване и след многобройни продуктови демонстрации и срещи с потенциални партньори по внедряване, ВМ Финанс Груп се спира на ERP системата Microsoft Dynamics NAV. За партньор избира Intelligent Systems Bulgaria.
„Избрахме Microsoft Dynamics NAV, защото е продукт на Microsoft - гаранция, че тази система ще продължи да съществува и ще се развива през годините. Съотношението цена-качество беше доста оптимално за нас. Освен стандартните функционалности на ERP системата, бяха извършени и други разработки, за да отговаря системата най-добре на нашия бизнес модел. Microsoft Dynamics NAV е единствената система от този клас, която предлага възможност за лесна модификация. Убедителен бе и големият брой референции на компании в България, които вече използват това ERP решение", обяснява Васил Мирчев.
Поради комплексността на проекта и спецификата на различните компании в холдинга, Intelligent Systems Bulgaria предлага на ВМ Финанс Груп необичайна методология за внедряване, в съответствие с бизнес процесите във всяка отделна компания и управлението на информационните им нужди. Основните цели са:
- Стандартизиране на бизнес процесите
- Усъвършенстване на процеса по изготвяне на справки
- Изграждане на единна висококачествена платформа и инфраструктура
- Повишаване на контрола
- Поддръжка и оптимизиране на управлението
- Консолидация на финансовите данни
Компаниите в холдинга са разделени на три групи и внедряването на Microsoft Dynamics NAV във всяка една от тях представлява отделен етап от цялостния проект. Специалният подход включва приоритизиране на обектите и задачите, осигурявайки висока степен на ефективност и оптимизация на време и разходи.
Първата група включва всички дистрибуторски и логистични компании - Авенди, Дайрекс, Трансимпорт, Бултранспорт Лоджистик енд Сървисиз. Те имат значителен документооборот, сложна функционалност и различни формати на документите. Поставени са високи изисквания към системата - оперативна скорост, време за отговор, непрекъснатост на потока на информация и др.
Втората група обхваща компании, занимаващи се с професионални услуги: Ню Системс (компания, специализирана в консултирането, дизайна, внедряването и поддръжката на системи за сградна автоматизация) и Нет Ис (консултиране, дизайн, инсталация и поддръжка на информационни и комуникационни системи). Тази фаза на внедряването отнема повече време, отколкото другите две, поради по-голямата сложност, свързана с ефективното управление на проекти.
В третата група попадат компании, които внедряват само финансово-счетоводния модул на системата - А Тийм (рекламна агенция) и Мениджър (най-разпространеното месечно бизнес списание). Използват единствено финансовия модул, тъй като нуждите им на този етап се ограничават от една страна до ефективно отчитане и управление на финансовите потоци и от друга - до стандартизиране на справките.
Процесът на внедряване трае 10 месеца. Внедрените модули Финанси и счетоводство, Продажби, Покупки, Склад и Управление на проекти са изцяло интегрирани и покриват всички бизнес процеси в отделите, свързани с дейността на отделните компании в холдинга.
„Intelligent Systems Bulgaria разработи значителен брой модификации, които се отнасят до специфични бизнес дейности: процеси, свързани с опаковането, специални цени, тарифи за превоз, процеси за проследяване на запасите и поръчките, определяне на партиди, изготвяне на множество справки и други", обяснява Албена Цветкова, Ръководител проект, Intelligent Systems Bulgaria.
Ползите
Внедряването на системата Microsoft Dynamics NAV в компаниите на ВМ Финанс Груп спомага за:
- Генериране на различни справки за нуждите на анализа и целите на управлението на всички нива в отделните компании и в целия холдинг
- Автоматизация и стандартизация на оперативните дейности
- Усъвършенстване на процеса по изготвяне на финансови отчети
- Интегриране на информацията в различните отдели на холдинга
- Стандартизиране и оптимизиране на бизнес процесите
- Осигуряване на надеждни и сигурни данни
- Предоставяне на решение, което може да расте заедно с бизнеса
ERP системата заменя множеството разнородни системи с една единствена, ползваща обща база данни, така че отделите могат лесно да споделят информация и да комуникират помежду си. Компаниите в холдинга са разположени на много различни локации в цялата страна и използването на онлайн информация в реално време е от съществено значение.
Едно от основните предимства на системата е, че тя е отворена и позволява интеграция с външни специализирани системи - GPS системи, Business Intelligence, складови системи, EDI и други.
„ERP системата ни позволява да оптимизираме почти всяка дейност в холдинга, като отстраним старите инертни практики и развием нови ефективни такива. Microsoft Dynamics NAV ни предоставя детайлен поглед и реален контрол над целия бизнес по всяко време", каза Петко Петков, Ръководител проект, ВМ Финанс Груп.
Microsoft Dynamics NAV осигурява на ВМ Финанс Груп винаги актуална информация и по-лесно следене на паричните потоци. Благодарение на модификациите, сега е установено по-ефективно управление на складовото стопанство и автопарка. А чрез интеграцията с външна GPS система се проследяват всички онлайн транзакции.
Microsoft Dynamics NAV осигурява непрекъснатото усъвършенстване на бизнес процесите в компанията. Не на последно място е и придобиването на допълнителна експертиза за служителите на холдинга при реализацията на този значим ERP проект.
