Различни отдели, различни системи, различни числа. Delivery екипът работи в Jira, счетоводството „живее“ в Excel, а търговците – в CRM, която почти никой друг в организацията не използва.
Всичко изглежда наред, до момента, в който не ви се наложи спешно да изготвите по-обхватен отчет или клиент ви попита: „Проектът движи ли се в рамките на бюджета?“, а вие не можете да реагирате бързо.
Причината за това е, че инструментите, на които разчита бизнесът ви, са внедрени поетапно, така че да подпомагат изпълнението на конкретни задачи и екипи, а не да работят в синхрон помежду си.
Подобен модел може да е подходящ за малък екип от двама души. Но за развиваща се IT outsourcing компания, която иска да печели по-големи проекти, да разширява клиентската си база и да расте устойчиво, този модел неизбежно започва да ограничава развитието.
Ако все още смятате, че вашият бизнес не изпитва подобни трудности, ето 7 признака, че вероятно грешите:
Признак #1: Delivery и финансовият екип описват един и същ проект по различен начин
Отработените часове са в Jira. Бюджетът е в Excel, а фактурите – в счетоводната система. И изведнъж разполагате с различни версии на един и същ проект.
А когато клиентът иска да знае: „Спазваме ли рамките на бюджета?“, отговорът зависи от това кого питате и кога последно е обновявал работните си файлове. Подобна липса на синхрон не остава незабелязана и може да се отрази негативно върху нивото на доверие, което клиентите ви гласуват.
Накратко – ако delivery мениджърът и финансовият директор дават различни отговори за състоянието на един и същ проект, то това означава, че системите ви работят една срещу друга.
Признак #2: Изготвянето на месечни отчети отнема дни
Помислете за последното си месечно отчитане:
- Колко души участваха в събирането на данни от различни системи?
- Колко часа бяха нужни за съгласуването им?
- Колко несъответствия се появиха?
В IT outsourcing сектора, където прецизното управление на маржовете и натовареността на екипа е от изключително значение, бавното и неточно отчитане означава, че вероятно вземате решения въз основа на остарели данни. И докато отчетът бъде готов, реалната ситуация вече е различна.
Признак #3: Включването на нов клиент изисква множество ръчни действия в различни системи
Поздравления – спечелили сте нов клиент. Сега следва:
- регистриране в платформата за управление на проекти
- организиране на работните файлове
- създаване на профил в счетоводната система
- инструктаж към delivery екипа
- обновяване на ресурсния план
- изпращане на onboarding пакет
Всичко това се случва ръчно, в няколко различни системи, а рискът от пропуски се увеличава многократно.
За бизнес с няколко клиенти този процес е допустим. Но за компания, която цели да увеличи клиентската си база, той е немислим.
Признак #4: Не сте наясно кои проекти наистина ви носят печалба, докато не стане твърде късно
Тук не става въпрос просто за приходи, а за дългосрочна печалба. Знаете ли в реално време:
- Кои от активните ви проекти се движат в рамките на планирания марж?
- Кои са надвишили отработените часове, без да сте сключили допълнително споразумение за това?
- Кои използвани ресурси все още не са фактурирани?
Липсата на видимост в реално време върху съотношението между приходи и разходи по проект води до повече работа, не и до по-висока рентабилност..
Признак #5: Най-опитните ви хора губят време в административни дейности, вместо за истински важни задачи
Водещите мениджъри на проекти проследяват файлове за отчитане на време. Delivery ръководителите ръчно обновяват презентации за статус срещи с клиенти. Финансовите експерти сравняват данни от различни източници.
Това са едни от най-ценните хора във вашата компания, а са ангажирани с административна работа.
Всеки час, прекаран в подобни дейности, е време, което би могло да бъде инвестирано в подобряване на услугите, развитие на екипа или стратегическо планиране.
Признак #6: Разрастването на бизнеса изглежда хаотично
Ако всеки нов клиент означава повече файлове в Excel, още процеси, които да се изпълняват ръчно и повишен риск от грешки, значи системите ви не растат заедно с организацията.
Устойчиво развиващите се компании изграждат структура, при която всеки нов клиент или член на екипа не изисква влагане на допълнителен административен ресурс.
Признак #7: Плащате за множество инструменти, които не работят като единна система.
Софтуер за управление на проекти.
- Счетоводна платформа.
- CRM.
- Приложение за отчитане на изработено време.
- Инструмент за изготвяне на отчети.
Всяко от тези решения има своето място в организацията. Но когато между тях липсва интеграция:
- губите време за прехвърляне на информация;
- увеличава се рискът от грешки;
- решенията се базират на непълни данни.
В резултат реалната цена, която плащате, е много по-висока от сбора на лицензите за всички тези системи.
Защо IT outsourcing компаниите имат нужда от ERP система?
За растящите IT outsourcing организации внедряването на ERP решнието осигурява по-висока ефективност, по-добър контрол над различните работни потоци и възможност за развитие без усложняване на процесите.
Единна софтуерна платформа ви осигурява:
- пълна видимост върху проекти, финанси и ресурси
- по-добра проследимост на рентабилността
- автоматизация на рутинни задачи
- възможност за по-бързо вземане на решения, базирани на точни данни
- по-добра координация при обслужването на клиентите
- стабилна основа за устойчив растеж
Как да изберете правилното ERP решение?
Подходящата ERP система следва да бъде:
- облачно-базирана и да расте заедно с компанията ви
- гъвкава и адаптивна към вашия бизнес модел
- способна да се интегрира със съществуващите ви системи
- създадена да подпомага компании, които основно предлагат услуги
Защо Business Central + Jira е точният избор за IT outsourcing компании?
Microsoft Dynamics 365 Business Central е единна платформа за управление на финанси, операции и отчетност. Системата осигурява достъп до данни в реално време, интегрира се лесно с останалите продукти на Microsoft и расте заедно с компанията ви.
Но за IT outsourcing компаниите максималният ефект се постига, когато тя бъде интегрирана с Jira.
Защо?
Business Central управлява финансовата и оперативната страна на бизнеса, докато Jira е инструмент, създаден специално за управление на проекти, задачи и agile процеси. Заедно те създават напълно свързана среда, в която всички участващи екипи работят в синхрон.
Тази интеграция:
- минимизира риска от загуба на важна информация
- осигурява пълна видимост върху жизнения цикъл на проектите
- подобрява контрола върху бюджети, срокове и ресурси
Резултатът е по-ефективна организация, по-високо качество на услугите и по-висока конкурентоспособност.
Готови ли сте да опростите и разрастнете операциите си?
Ако разпознахте дори част от тези признаци, вероятно е настъпил моментът да преминете към единна платформа за управление на бизнеса. Свържете се с нашите експерти, за да обсъдим как ERP решение, интегрирано с Jira, може да ви помогне да работите по-ефективно, да вземате по-информирани решения и да развивате компанията си устойчиво.
