Колко важно е управлението на промените при имплементацията на бизнес решение

Внедряването на нова технология в компания, която вече има установен начин на работа и предпочитан софтуер, никога не е лесна. Не е рядкост служителите да се оплакват, че новото решение не е интуитивно, не върши работа или пък е бавно. Но всъщност голяма част от провалените имплементации не се дължат на технологични проблеми[1]. По-скоро са въпрос на лоши стратегии за възприемане и управление на хората. Как може компанията ви да избегне провала и да внедри успешно нов софтуер? Прочетете в тази статия какво е управление на промените и как може да ви помогне.

Какво точно е управление на промените?

Има няколко аспекта на термина „управление на промените“. Един от тях засяга организационните нива на компанията: в това отношение бихме говорили за това как лидерите в компанията помагат на служителите през процеса, за да увеличат и ускорят  организационните промени в нея. Когато става въпрос за технология, управлението на промените се определя като прилагането на структуриран процес и сет инструменти за управление на хората, които изпитват промяната. Не на последно място, на проектно ниво управлението на промените е структуриран подход, целящ да подкрепи индивидуалните постижения на служителите в полза на промяната.

Защо някои имплементации се провалят?

Често има голямо несъответствие между управлението на проектите и управлението на промените. Обикновено да се помогне на потребителя да възприеме новата технология е на заден план. Например, вместо потребителите да бъдат ангажирани и обучени по време на внедряването, те получават имейл, съдържащ линк с обучение, чак след старта. Важно е да не подценяваме силата, която притежават служителите на една компания – тяхното възприятие за бизнес софтуера е това, което ще определи успеха на внедряването му. Все пак, макар те да не вземат решението какъв софтуер да се използва, тяхната работа е тази, която ще се промени в следствие на това решение. Пътят към употребата и възприемането на софтуера е дълго, както можете да видите от кривата на промяната според Кюблър-Рос.

Как управляващите в компанията могат да се погрижат имплементацията да не се провали?

На първо място е важно всички да са съгласни с промяната. Тяхната отдаденост и усилия към нея трябва да бъдат комуникирани, за да се акцентира върху ползите й. След това трябва да бъдат определени ключови групи, състоящи се от ръководители на екипи, мениджъри и ръководители – мислете за тях като първите, които ще възприемат промяната. Те ще имат нужда от обширни обучения, за да могат да приложат инструментите и принципите на управлението на промяната и да улеснят преминаването към новия софтуер.

Също е важно да се наблюдава дали компанията прилага едни и същи системи и механизми на всяко ниво, за да институционализира управлението на промяната. Ако един отдел е длъжен да работи с новата технология, но друг не е, това неизбежно ще доведе до негодувание. Когато става въпрос за управление на промяната, всъщност е важно да имате стандартизиран подход, за да сте ефективни.

Друг важен аспект на успешното внедряване е план, който направлява хората и помага да се преодолеят проблеми при приемането на новия софтуер. Полезно е да има човек в компанията, който да ръководи процеса. Също толкова важно е да работите с партньор, който да обучи и помага на крайните потребители по времето на преминаването към новия софтуер.

Искате ли да знаете повече за това как помагаме на клиентите ни по време на внедряването на бизнес решения? Свържете се с нас, за да научите повече.

[1]Източник: Gartner, AMR, Forrester, Butler Group, Economist Intelligence Unit, Press Research, Sugar CRM, CRM Outsider​


Защо компанията ми да избере цялостно специализирано решение за транспортни компании?

Да управлявате транспортна компания може да бъде предизвикателство, особено когато вземете предвид, че това е бизнес с много различни аспекти, които трябва да съблюдавате, независимо дали става въпрос за управление на договори и поръчки, планиране на пътувания или оптимизация и поддръжка на автопарка. Често в този бранш компаниите използват няколко отделни решения вместо специализирано решение за транспортни компании. Нека видим какви са неговите плюсове обаче.

Нишов софтуер? Помислете пак

В немалко случаи транспортните компании използват софтуера, предлаган с марката камиони, които ползват. Това им позволява да следят полевите карти и навигацията, но този тип система често няма важни функционалности като сервизна история, счетоводство или клиентски поръчки. Представете си го по следния начин: нишовите решения може и да са добри сами по себе си, но без гръбнак, който ги свързва с всичко друго, те са практически безполезни.

По-малко бумащина и по-добро управление на финансите

Случвало ли ви се е да преравяте купчини хартия, за да откриете, че това, което търсите отдавна е заровено в някой шкаф? Ако да, значи знаете защо е важно това: автоматизирането на всички сметки спестява не само пари, но и време. А в транспортния бизнес, времето е всичко. Това, комбинирано с интегриран счетоводен модул и управление на поръчките, позволява да намалите грешките във фактурите, да губите по-малко клиентска информация и т.н.

Навременна информация по цялата верига на доставките

Голям проблем, който вашата транспортна компания може да срещне при употребата на отделен софтуер за различните клонове на бизнеса, е, че нямате видимост над цялата картина. Тоест: да, може и да успеете да проследите автопарка си и употребата на гориво, но за да разгледате търговските дейности преди продажба например, трябва да разгледате абсолютно различна информация в съвсем друга програма. Това остава място за грешки, а и честно казано прави животът ви по-труден.

Гъвкавост и интеграция

Цялостната система – или същия този „гръбнак“, който споменахме по-рано – понякога се оказва твърде опростена за нуждите на вашата компания. Но тя има гъвкавост, която нишовото решение не притежава. Позволява да се добавят нови модули и да се интегрират конкретни решения, правейки я персонализирана на сто процента. Това е важно не само когато искате да отговорите на конкретните нужди на компанията, но и когато компанията ви расте и тези нужди се променят.

Този блог пост е взет от блога на Dynamics Trans. Ако искате да научите повече за цялостно решение за управление на транспортни компании, гледайте това видео или се свържете с екипа на Dynamics Trans.


Ключовите акценти в успешния международен rollout (част 2)

Ето я и втората част от нашата статия за международен rollout, създадена в тандем с Владимир Караиванов*. Прочетете първата част тук.

Първо пробвайте стандартното

Имплементирайте стандартната функционалност и дайте на хората си време да се адаптират, преди да изисквате промяна в кода. Microsoft Dynamics 365 стандартно идва с много настройки и функционалности. Понякога малка промяна в бизнес процеса е по-добре от малка промяна в поведението на софтуерната система.

„Обиколихме Шанхай, хапнахме интересни неща и очаквахме стартирането в Китай да е лесно и безпроблемно. Два месеца по-късно бяхме в Урумчи, беше точно навръх Нова година и очаквахме да отворим шампанското 6 часа по-рано от всички вкъщи – беше 29 декември и изневиделица коледният дух ни напусна, когато видяхме, че фискалните принтери не са тези, с които беше верифициран UAT-a. Не бяха през RS232, а бяха мрежови и като цяло нямаше как дори да ги подкараме. Много стрес, за разработване на мрежова интеграция в последния момент, който беше съпътстван с -30 градуса и липсата на разбиране от местното население (те просто не говорят английски и когато поискаш отвертка, за да разглобяваш принтери в стаята си в хотела, ти носят тирбушон – далеч по-подходящ инструмент за такова място, който уви не намери място в го-лайф плановете ни).“

Тествайте

Преди реалния старт на системата, тествайте с данни, максимално близки до реалните. Често подценявана стъпка, която еволюира в забавена или неуспешна имплементация. Колкото по-близо се доближавате до етапа на реално стартиране, толкова по-скъпо и трудно се осъществяват промени. Владо си припомни случай от нашата съседка:

„Сръбските фактури се постваха като по учебник. Всичко беше перфектно, потвърдено от клиента и ние отивахме да наблюдаваме гладкото стартиране и да хапваме [местна вкусна храна]. Уви, както се очаква след тези две изречения, нещата се объркаха и фактурите, които импортирахме от външна система, се оказаха с 30 000+ артикула. Едновременната обработка на десетки документи, с такава големина, предизвика забавяне, което не бяхме очаквали, заради нереалистични тестови данни. Отне време докато стартираме функционалността за отложено осчетоводяване през нощта – време, в което можеше да се наслаждаваме на сръбската кухня.“

Обърнете внимание на ключовите потребители

Те са както ваши служители, така и ваши партньори. Разчитайте на тях, допитвайте се до тях и ги поощрявайте, когато мотивират и помагат на обикновените потребителите на системата.

Навярно има безкраен списък с препоръки и дори да го научите наизуст отново няма да имате всички отговори за успешно имплементиране – всяка компания е една микровселена със своя климат, култура и бизнес маниер, но бъдете сигурни – това е усилие, което ще бъде възнаградено.

*Владо е с 10-годишен опит във внедряването на продуктите за бизнеса на Майкрософт. Имплементирал е Dynamics NAV и АX в клиенти от повече от 30 държави, което за щастие пасва на хобито му да пътува и на жаждата му за кафе. Мъдър като стар плъх, Владо е видял това-онова и може да даде съвет с типичния му спокоен маниер, както за засичане на оборотка така и за някоя даунхил пътека.

 

A какъв е Вашият опит с внедряването на ERP система в нова държава или регион, в който развивате бизнеса си?

Ако планирате да внедрите Microsoft Dynamics решение в нова международна локация и искате да научите повече, свържете се с нас.


Ключовите акценти в успешния международен rollout

Проверихме: думата rollout има поне три различни значения. Ако си мислите за внедряване на международен софтуер в нова държава или регион за вече съществуващ клиент, то сте на правилното място. Запознайте се с няколко важни съвети за успешен rollout oт брадатото момче в ъгъла – Владо (повече инфо за него най-отдолу).

Планирайте добре

Имплементирането на софтуер, засягащ всеки аспект от бизнеса, е сложен процес. Планирайте усилено. Проиграйте го в ума си. Проиграйте го на среща с вашите съветници, партньори, ключови служители. Продажбите на дребно са свързани с проблеми на едро.

Когато се имплементира в B2B компания, документооборотът е сравнително малък и стресът за крайните потребители на системата също е сравнително малък (или поне от различно естество). Ако фактурата за продажба има пропусната запетая, винаги може да бъде експортирана в Word и поправена на ръка. Когато обаче има опашка от ядосани клиенти в магазина, няма възможност да експортираш касовата бележка.

Ако има проблем в продуктивната среда, нещата бързо могат да се влошат. Планирайте усилено, за да имплементирате нещо полезно за вашите служители и клиенти.

 

“Когато разработвахме имплементацията за принтерите за наш клиент в Израел, той беше потвърдил, че артикулите ще са на английски. Уви, когато настъпи моментът и тръгнахме да отваряме чисто новия магазин стана ясно, че описанията на артикулите са на иврит и целият дизайн на всички касови бележки отиде по дяволите. Промяна на нещо подобно в последния момент внесе стрес и риск за успешния старт на проекта, което щеше да бъде избегнато с няколко прости стъпки в началото,” споделя Владо.

Не забравяйте документацията

Това е едно от важните неща за успешен проект. Ако ви се струва досадна рутина – най-вероятно е защото е точно такава. Не е вълнуващо, но е задължително.  И не бива да се подценява, защото в дългосрочен план може да ви спаси от главоболие и огромни разходи. Документирайте усилено, детайлно и нанасяйте корекции в документацията, паралелно с корекциите по софтуера. Ето какво ни разказа Владо в тази връзка:

 

„Странният случай на Бенджамин Бътън бледнее пред странния случай на mix-match промоциите в Сърбия. Няколко години след успешното имплементиране на решението ни, след 25+ работещи магазина и милиони продадени дрехи изникна един специален случай, който внесе смут, тъй като забиваше фискалния принтер. Случваше се изключително рядко, невъзможен за симулиране и като цяло магически бъг, който в крайна сметка се оказа зле документирана промяна на привидно несвързана функционалност.“

Тук можете да прочетете втората част от нашия разговор с Владо. Междувременно прочетете малко повече за него:

Владимир Караиванов е с 10-годишен опит във внедряването на продуктите за бизнеса на Майкрософт. Имплементирал е Dynamics NAV и АX в клиенти от повече от 30 държави, което за щастие пасва на хобито му да пътува и на жаждата му за кафе. Мъдър като стар плъх, Владо е видял това-онова и може да даде съвет с типичния му спокоен маниер, както за засичане на оборотка, така и за някоя даунхил пътека.


Работа с подизпълнители: може ли софтуерно решение да подобри управлението на проекти?

Чрез работата с подизпълнители, една компания може да възложи различни видове работа на други компании. Макар това да й дава възможност да работи върху повече от една фаза на развитие на проекта, лесно може да стане каша, когато се случват толкова много неща наведнъж. Трудно е да се следят ангажиментите на подизпълнителите към компанията, както и нейните към тях. Прочетете защо софтуерно решение за строителни компании може да ви помогне да смекчите напрежението от работата с подизпълнители.

По-лесно ли се следят подизпълнителските дейности?

Софтуерното решение позволява директно да се разпределят конкретни задачи и проекти според количествено-стойностната сметка, а после да следите дали изпълняват задълженията си към вашата компания. След това подизпълнителите могат да отчитат свършената работа и да ви фактурират за нея. След като това се случи, съответно пък вие можете да фактурирате възложителя автоматично.

Софтуерните решения, разработени конкретно за строителния бизнес ви помагат да управлявате договорите си по-добре – независимо дали става въпрос за тези с подизпълнителите или инвеститорите. Това включва анекси и всякакви други промени. Така става сравнително по-лесно да проверите дали вашия бизнес партньор изпълнява своите задължения към вас. Също можете да следите кога следва да освободите гаранцията за добро изпълнение за всеки един проект.

Какво се случва с генерираните данни?

Може би най-голямото предимство на софтуерно решение, което да помага в работата с подизпълнители, е, че проследяването на информация е много по-лесно.  Ако вместо това компанията ви работи с Excel instead, промените няма да бъдат отразени в счетоводството.

Още повече, несъмнено ще срещнете трудности при проследяването на информация за всичките проекти, по които работи даден подизпълнител. Сега умножете това по пет, десет или с колкото подизпълнители работи компанията ви. Със софтуер като Dynamics 365 for Construction, имате достъп до подробен преглед на всички проекти, по които работи всеки един подизпълнител.

Като цяло, софтуерното решение ви позволява да направите пълен кръг в отношенията си с подизпълнителите – можете да им възлагате задачи и проекти според КСС, да следите развитието и отчетите, да получавате и издавате плащания автоматично. Това позволява на компанията ви да се фокусира върху големите решения, без да е постоянно заета с малки, но важни проблеми.

Искате ли да научите повече? Свържете се с нас!


Какво печели вашият моден бизнес от ритейл софтуерно решение?

Конкурентноспособността и късите срокове за производство правят модата труден бизнес. Въпреки това съществуват много възможности, от които компаниите да се възползват. Затова е важно те да са гъвкави и лесно да се адаптират към промените в пазара. Вижте как ритейл софтуерно решение може да им помогне за това.

От планиране на производството до управление на стоката

Планирането на колекции не е лесна задача и може бързо да стане още по-сложно, особено когато работите с подизпълнители. Софтуерното решение би ви позволило да планирате не само материалите, които използвате, и стъпките на производствения процес, но и дистрибуцията в мрежата – независимо дали става въпрос за собствените ви магазини, франчайзополучатели или дори интернет търговци. Бихте могли да проверявате каква наличност има в магазините ви и колко време ще мине, преди да се изчерпи. Така лесно планирате презареждания на база на реални данни.

Дайте повече възможности на служителите си и предлагайте безупречно обслужване

Важна функция е POS система, която е интуитивна и лесна за употреба. Така не само ще се отървете от грешките, които служителите понякога правят, но и ще им позволите да предлагат по-бързо и по-приятно обслужване. Никой не иска да чака на дълги опашки. Софтуерната система стимулира кръстосаните продажби, като ви предлага свързани артикули. Тя също така поддържа различни видове заплащане, ваучери и gift карти. POS системата позволява на служителите да контролират различни периферни устройства като принтери, баркод четци и клиентски дисплеи. Разбира се,  решението помага и да управлявате така важните за бизнеса програми за лоялност.

Предложете пълен контрол на централата

Ритейл софтуерното решение също би функционирало като изключително полезен инструмент за централата, давайки им ясен поглед над бизнес дейностите на компанията, за да могат да взимат бързи и уверени решения. То би им позволило да контролират различните промоции, цени на артикули и би им давало истинска, навременна информация. Финансовата информация е лесна за тълкуване, а това дава възможност на мениджърите да увеличат приходите и да намалят разходите по бизнеса. Решението за ритейл предлага поглед над върнатите артикули или суми, както и други видове транзакции.

Бъдете гъвкави и продължавайте да се адаптирате лесно

В крайна сметка, важно е да използвате ERP софтуер, който е гъвкав и може да бъде интегриран с други видове софтуер, ако се наложи. Това е особено важно, когато компанията ви работи в няколко държави, чиито законодателства се различават. Още повече, за да можете да покриете и офлайн, и онлайн пазаруването, компанията ви има нужда от решение, което лесно може да се интегрира с платформа за онлайн търговия.

 

Интересувате ли се от демо среда? Свържете се с нас!

Не забравяйте да се абонирате за нашия бюлетин, за да научавате всичко ново около Intelligent Systems и нашите решения!


Какво да взема предвид, когато избирам софтуерно решение за автомобилни дилъри?

Решението да закупите софтуерно решение за автомобилни дилъри не е малко предизвикателство. Автомобилният бизнес съдържа в себе си много предизвикателства, а същевременно едно решение трябва да може да издържи изпитанието на времето. Вашият най-голям приоритет трябва да бъде намирането на софтуерна система, която отговаря на нуждите на вашия бизнес. Вижте как да изберете решение, което да ви помогне да управлявате процесите си ефективно и да стабилизирате растежа на компанията си.

Решението трябва да бъде разработка конкретно за автомобилния бизнес

Ням по-добър начин да се уверите, че софтуерът ще отговаря на нуждите на вашата компания. Решението трябва да покрива всички функции и процеси в дилърството, за да можете с увереност да взимате навременни решения за вашия бизнес. Функционалности, които може да са ви необходими, са CRM и продажби, следпродажбеното обслужване и управление на резервни части, както и други специално разработени за вашите нужди.

Компанията-внедрител трябва да предостави OEM интеграция за софтуера

Добър начин да повишите ефективността и продуктивността на своите служители е да им преодставите решение с ОЕМ интеграция. То би им спестило много време: няма да се налага постоянно да превключват между различни софтуер програми, постоянно да пренабират информацията и да чакат отговор. Всичко това би направило бизнес процесите в компанията много по-гладки. Партньорът ви трябва да е готов да предложи ОЕМ интеграция, която е базирана върху интерфейса на системата на производителя и е готова за употреба.

Софтуерът трябва да има интуитивен и лесен за употреба интерфейс

Няма никакъв смисъл да купувате софтуерно решение, с което служителите ви не могат да работят. Затова е важно да потърсите система, която не сами има всички нужни функции, но и интерфейс, който позволява работата с нея да е лесна и приятна. Повечето доставчици, на които може да се разчита, ще помогнат на екипа ви да премине в режим на работа с новата система, включително по време на go-live.

Доставчикът на решението трябва да предлага отлична поддръжка

Вече има много доставчици на решения за автомобилни дилъри и повечето от тях предлагат някакъв вид поддръжка. Въпросът е дали сте готови да се примирите с посредственост или търсите нещо по-добро. Ще предположим, че е второто, затова ето един съвет от нас: проучете нещата добре. Когато сте си избрали няколко потенциални доставчици, разгледайте техните предложения за поддръжка. Друг вариант е да разгледате списъка им с клиенти – ако виждате познати брандове или дилърства, свържете се с тях и попитайте дали са доволни от доставчика си.

Софтуерът трябва да расте заедно с компанията ви

Не на последно място, важно е да мислите за бъдещето, когато избирате софтуерно решение за автомобилни дилъри. Във ваш най-добър интерес е да инвестирате в решение, който има потенциал да се разрастне, когато вие го направите, вместо да преминавате отново през скъпа и продължителна смяна на софтуер. Обсъдете възможностите си с потенциалните доставчици, на които сте се спряли и планирайте добре.

Искате ли да знаете повече? Посетете сайта на DealerBox и насрочете своя безплатен софтуерен тест драйв!


Как да инсталирате безплатния пробен период на приложението за планиране на събития за Dynamics 365

Intelligent Systems с удоволствие ви предлага 30-дневен пробен период на приложението за планиране на събития за Microsoft Dynamics 365! По време на пробния период ще можете да добавите до 25 потребителя, които да разучат приложението с вас. И няма нужда да се притеснявате, няма да започнем да ви таксуваме, след като пробният период изтече, освен ако не се абонирате за решението.

Имайте предвид!

За да инсталирате и тествате приложението, трябва да сте настоящ потребител-администратор в Microsoft Dynamics 365. Ако не сте, просто трябва да се регистрирате за пробен период на Dynamics 365 и да следвате инструкциите. След това се върнете на тази страница и продължете със следните стъпки:

Стъпка по стъпка

  1. Кликнете тук или отидете Microsoft AppSource и потърсете Event Management.
  2. Натиснете Free trial точно под логото на приложението.

За да започне инсталацията, първо трябва да се съгласите с правилата и условията, и дадете достъп на Microsoft до информацията от вашия акаунт, както и да я използва. Ето какво трябва да направите:

3. Прочетете Terms of Use и Privacy Policy.

4. Приемете условията, като чекирате с ✓ в кутийката.

5. Натиснете Continue.

След като направите това, ще видите екран, който ви казва, че ще ви прехвърли в Dynamics 365, за да завършите процеса. Не е нужно да правите каквото и да е, освен може би да се наслаждавате на кафето си. След като зареди, моля следвайте следните инструкции:

6. Добавете приложението към организацията/околната среда, която сте настроили в Dynamics 365, като го изберете от drop-down менюто.

7. Прочетете Legal Terms и Privacy Statements на Microsoft.

8. Съгласете се с Legal Terms и Privacy Statement, като чекирате кутийките с ✓.

9. Кликнете върху Agree.

Системата ще ви прехвърли в Dynamics 365 Administration Center, което значи, че процесът по инсталиране е започнал. Отново не е нужно да правите каквото и да е.

10.Изчакайте 5-10 минути, за да бъде завършена инсталацията.

11. Рефрешнете браузъра си (Ctrl+F5).

12. Когато статусът на Event Management е Installed, сте готови да започнете.

Това, което трябва да направите, е да влезете в своята Dynamics 365 околна среда и да изберете модула за планиране на събития. Поздравления, 30-дневният ви пробен период започна!