Chat with us, powered by LiveChat

Нов епизод: „Fast & furious“… Миграция от Dynamics CRM към Dynamics 365

юни 28, 2018

3, 2, 1, Старт! Проект с 3 on-premise CRM организации в 1 онлайн продуктивна среда, Миграция за 2 дни с една от средите. Но преди това – усилена подготовка и много тестване, разбира се.

Понеделник, 5 февруари 2018г., 10:05ч,

Заседателна зала, Офис Intelligent Systems София

Всички колеги бяхме в залата и усилено дискутирахме предстоящия проект по миграция на Dynamics CRM on-premise 2015 към Dynamics 365.

„Какво ще кажете да направим миграцията чрез импорт на Еxcel-и?“ – каза Иво, Senior Software Engineer от CRM екипа, смигайки с едното око на колегите.

Всички се засмяхме.

„Разбира се, че се шегувам!“ – продължи той – „Това е възможно решение, но е практически неприложимо в нашия случай, защото имаме 3 on-premise среди с голям брой номенклатури и много записи, които следва да бъдат мигрирани към една нова онлайн среда. Ще направим миграцията със SSIS, разработвайки пакетите с данни с една от средите, а за останалите две среди – просто ще сменим източника на данни (CRM data source), гарантирайки консистентността на данните и спазавайки заложените логики в пакетите.“

„Да, и ще направим цялостна миграция на данните от настоящия CRM към тестовата онлайн среда. А след като всичко е проверено и до последния детайл, ще стартираме миграцията към продуктивната среда…“ – допълни Емо, Software Engineer от CRM екипа.

И така с усмивка и силно желание за реализиране на проекта всеки от нас – Ръководители на проекта, Технически и Бизнес консултанти, започнахме планирането и разпределението на всяка от задачите за изпълнение на проекта. А ето и детайлите…

Ситуацията

Преди повече от 3 години (в началото на 2015г.) търговският и маркетинг екипите на Intelligent Systems бяха едни от първите в България, които започнаха да работят със Dynamics CRM 2015 on-premises (версия 7.0.2.53). За изпълнение на ежедневните дейности са разработени специфични функционалности и бизнес потоци (Business process flows) за управление на търговските процеси, отговарящи на спецификите и комуникацията с потенциални и настоящи клиенти в компанията. Постепенно решението бе въведено и в офисите в Турция и Албания, като всеки офис работеше в своя on-premise среда.

Следвайки последните тенденции и нови решения, в началото на 2018г. започнахме проект по ъпгрейд и миграция на системата към облачното решение – Dynamics 365. Основните критерии за реализиране на проекта бяха бързина, ефективност и сигурност, а избраната технология – SSIS като компонент на Microsoft SQL Server.

Какво е SSIS? – SQL Server Integration Services (SSIS) е платформа за миграция на данни и свързване на приложения. Разполага с инструменти за извличане (extraction), трансформация (transformation) и зареждане на данни (loading) – ETL. SSIS уизарта за импорт/експорт на данни дава възможност на потребителите да създават пакети от данни от един източник на данни (data source) към дестинация (destination) без трансформации.

 Защо SSIS? – От гледна точка на спецификите на проекта, няколко са ключови предимства, които наложиха избора на SSIS:

  • Възможност за многократно изпълнение на пренос на данни от различни среди, сменяйки адресите в Connection manager. В нашия случай това е от голямо значение, защото след миграцията на on-premise CRM решението в българския офис, миграция следва да бъде направена и на системите в албанския и турския клон на фирмата. Това предполага повтарящи се операции, чието изпълнение е изключително улеснено, заради вече изградените пакети в SSIS. Така се спестяват много време и усилия на екипа при последващите миграции.
  • Проследяване на генерираните грешки при миграцията, чрез използване на вградените в SSIS компоненти. Логове на грешките записвахме в специално създадена за тази цел база данни, като за всяка номенклатура има създадена отделна таблица. Удобството е, че таблиците са унифицирани и съдържат ID на записа в CRM, за който е получена грешката, текст на грешката (message), дата и час, което прави идентифицирането й изключително бързо, а отстраняването й – прецизно.
  • И не на последно място, SSIS е интуитивен и лесен за работа инструмент, който дава голяма свобода и гъвкавост на техническите специалисти.

Сценарий и репетиции със Sandbox средата

Заедно с екипа планирахме и разписахме подробен сценарий за изпълнение на проекта, включвайки както предварителната подготовка на данните, така и процеса за цялостно управление на самата миграция. Паралелно с това направихме одит на текущите и създадохме нови автоматизации и процес за управление на продажбения цикъл. Всички тестове и проверки реализирахме с тестовата среда – т.н. Dynamics 365 Sandbox среда, мигрирайки данните от CRM on-premise средата на българския офис.

И така…

Преди „Първо действие“

Най-важна е подготовката и предварителните настройки, които реализирахме. Сред основните акценти бяха:

  • Идентифициране на всички необходими номенклатури, полетата и функционланостите, които следва да се мигрират – много важен етап, целящ одит на качестовото и оптимизация на количеството на данните
  • Настройка на потребителите със съответните права и специфики в системата
  • Изключване на всички текущи автоматизации и разработки, за да не се бави процеса по самата миграция

Първо действие… по миграция

И така, следвайки определения план и последователност преминахме през всяка една номенклатура, разработвайки пакет за миграция. След пускането на всеки пакет проследихме грешките, които се генерираха и доста бързо и ефективно ги изчистихме. На много места бе необходимо да заложим определена логика с нужните условия при прехвърлянето на данните от старата към новата среда.

Първо направихме миграция на разработените от нас номенклатури (т.н. custom entities), след това системните такива (валути, ценови групи, продукти, др.). Продължихме с големия набор номенклатури от модул Продажби, след което преминахме към Маркетинг номенклатурите. И накрая – всички видове дейности (а в нашия случай някои от тях бяха десетки хиляди), като последният пакет, който се изпълнява е за ъпдейт на статуси по записи.

Кулминация… с продуктивната среда

След като с екипа валидирахме всички пакети от данни с тестовата среда, преминахме към миграцията към продуктивната среда. Важно условие бе потребителите да не въвеждат данни в старата система, докато тече миграцията.

Благодарение на избраната технология, добрата подготовка и цялостните тестове, които направихме в Sandbox средата, пакетите се изпълниха изключително бързо.

Doubles… извън сценария

Разбира се, че имаше проблеми и предизвикателства по време на целия проект, които изискваха съответните навременни корекции, тестове и валидации.

Срещнахме затруднения, свързани с миграцията на най-многобройните записи на различните типове дейности (телефонни обаждания, срещи, имейли и т.н.). Особеното при тях бяше, че те съдържат полета от специфичен тип (Party), в които има референция към съответен запис от системата. В нашия случай някои от тези записи бяха изтрити, но референцията беше активна и поради тази причина миграцията не можеше да се осъществи. Единият вариант за действие бе да се изтрият тези референции ръчно от самата система, другият – от базата данни. Най-правилно решение, което взехме е разработка на script компонент,  в който да се изпълняват тези несъответсвия. Теставахме многократно и отстранихме проблема.

Публиката е доволна

Потребителите на системата използват Dynamics 365, работейки предимно с олекотеното приложение т.н. Dynamics 365 App.

Dynamics 365 App е нова функционалност, част от Dynamics 365, чиято първа версия бе анонсирана от Microsoft едва преди няколко месеца. Приложението предоставя бърз достъп до избран конкретен набор компоненти (номенклатури, табла, списъци, бизнес процеси и други) според ролята, която съответния потребител изпълнява в компанията.

Предимства на Dynamics 365 App – Потребителите лесно и бързо се ориентират в приложението и работят само с функционалностите, които наистина са им необходими. Също така данните се зареждат значително по-бързо, отколкото през класическия web клиент.

Но… като всяко ново нещо, Dynamics 365 App си има и своите недостатъци, които възпрепятстват най-ефективното използване на приложението. За някои от тях намерихме работещо решение, а за други очакваме с нетърпение новите актуализации на Dynamics 365 App.

Освен това, потокът от ежедневната комуникация чрез имейли с клиенти и партньори се управлява с приложението за Dynamics 365 App for Outlook и вградената функционалност за синхронизиране на имейлите с Dynamics 365.

Така използвайки най-новите функционалности на Dynamics 365 и допълнително разработените такива, търговският екип и маркетинга на компанията изпълняват бързо и гладко своите ежедневни дейности – стартирайки от първоначалния контакт със своите потенциални и настоящи клиенти, цялостната комуникация с тях, управление на възможности за продажба, оферти, поръчки, маркетингови кампании и т.н. А топ мениджмънта на компанията разполага с цялостен поглед върху работата на екипа – настоящи и планирани дейности по всяка сделка, поставени и постигнати резултати, филтри за допълнително сегментации и кампании и др.

В очакване на новите серии от филма

Стриктната подготовка, добрите практики и технологии, които използвахме, изградения модел на работа, гладката комуникация в екипа, навременната реакция при възникнали проблеми и не на последно място – доволните потребители на системата са нашите основи стимули да продължим да правим с увереност това, което ни харесвa… в очакване на новите проекти.

Искате ли да научите още за нашите Dynamics 365 проекти. Пишете ни, за да ви разкажем за опита си, предизвикателствата, с които сме се сблъсквали и истории от нашите доволни клиенти.

Сподели

За автора
Tatyana
Татяна Босилкова
Татяна е част от екипа на Intelligent Systems от повече от 11 години. Първите 8 работи в маркетинг отдела на компанията, а през последните години е бизнес консултант, участващ в проекти по разработка, внедряване и поддръжка на Dynamics CRM/Dynamics 365. С фин усет към детайла, но и поглед към цялата картина, обича да работи с вдъхновение и ентусиазъм по всеки проект.

Дискусии

Добави коментарСкрий коментарите

Новини и известия по имейл