Облачна версия на Dynamics 365 Business Central: Защо компаниите я предпочитат и какви са предизвикателствата?

През 1984 г. трима находчиви колеги от Копенхаген създават счетоводна система с името Navision. След 10 години версията й 1.0 става първото софтуерно решение, сертифицирано от Microsoft. Почти 4 десетилетия по-късно, след редица нови функции и подобрения, ERP системата се превръща в цялостно решение за управление на бизнеса, на което се доверяват десетки компании. Но един от най-важните моменти в еволюцията му се случва през 2018 г. с цялостния ребрандинг и появата на Dynamics 365 Business Central, наличен както в on-premise версия, така и в облачна. Облакът поставя началото на нов етап в развитието на софтуерните решения.

И понеже облачната версия на ERP системата предлага на компаниите множество полезни функции, които помагат за оптимизиране на процесите и разходите, решихме да разгледаме кои са другите най-чести причини за избора на облака, както и какви са предизвикателствата, пред които организациите се изправят при миграция.

ERP в облака – защо сега и какво ново?

• COVID-19 – Aко до преди известно време миграцията към облака бе част от плана на ограничена част от организациите в световен мащаб, то пандемията значително ускори този процес. А причината е много проста – облачната технология позволява да достъпите данните си от всяко място и устройство с интернет връзка – полезна функция в условия на работа от разстояние.

• По-сигурни в облака – На дневна база се случват много посегателства над данните на компании от различни индустрии. А хората, които извършват злоупотребите се усъвършенстват постоянно. В този ред на мисли, облакът доказано е безопасно място за съхранение на информация, в сравнение с версията на собствен сървър. Това е така, защото на годишна база Microsoft инвестира над 1 млрд. долара в осигуряване на защита, съобразно глобалните киберзаплахи.

Защо компаниите избират ERP в облака?

Причините компаниите да избират облачната версия на ERP системата са също толкова разнообразни, колкото са и предимствата от нея. Ето и най-разпространените:

• Фокус върху основната дейност – 36% от участниците в проучване на Worlds Outsourcing Summit посочват възможността за съсредоточаване върху основната дейност на компанията си като една от главните причини да предпочетат облака. При миграцията доставчика на ERP системата поема грижата за инфраструктурата. Така екипите от съответната компания могат да се фокусират върху основната дейност на бизнеса си.

• Оптимизация на разходите – Отново 36% от компаниите в същото проучване са посочили намаляване на разходите като друг водещ фактор. Липсата на хардуер и вътрешни специалисти, които да се грижат за него, елиминира голяма част от разходите, включително се оптимизират и тези, свързани с внедряването. Освен това, абонаментният принцип, на който се базира облачната услуга, спомага компаниите значително да намалят първоначaлните си разходи. А и са възможни щети от природни бедствия върху собственият ви сървър, което води до допълнителни непредвидени разходи.

• Гъвкавост – Динамичната бизнес обстановка оказва влияние върху дейността на редица компании. Това е стресов момент, който може да бъде облекчен по отношение на системата за управление на бизнеса. Това е така, защото облачната версия предоставя гъвкавост при промяна на мащаба. С други думи, можете да променяте броя на лицензите за Вашата ERP система и да ползвате толкова, колкото е необходимо за Вашия бизнес в определен момент.

• Работа винаги с най-новата версия – При облачната версия процесът на актуализация е автоматизиран. На годишна база се случват основно две големи обновявания с нова версия, за които потребителите получават навременно известие. Останалите т.нар. малки актуализации се случват ежемесечно, като при тях има опция за насрочване за конкретен ден и час, удобен за Вас.

Какви са предизвикателствата?

При преминаването към облачната версия на Dynamics 365 Business Central е възможно да възникнат предизвикателства, които най-често са на ниво вътрешна организация и могат лесно да бъдат избегнати с нужната подготовка. Ето няколко от тях:

• Дискомфорт от съхраняване в облака – Мисълта, че данните Ви не се намират затворени в сървърното отделение на офиса определено може да повлияе на усещането Ви за защита. Истината обаче е, че облакът е много по-сигурно „място“ за съхранение. Ще се уверите в това, веднага щом откриете правилният доставчик.

• Консерватизъм и скептицизъм сред IT специалистите – Промяната може да бъде плашеща, но е необходима, за да може да се развиваме. В случая, миграцията към ERP в облака доказано е в полза на бизнеса, а и не само. Задачи, свързани с поддръжката на хардуера, ъпгрейдване на нови версии и осигуряване на защита автоматично се прехвърлят към доставчика на услугата. Това означава, че работата на вътрешните IT екипи значително се облекчава.

Ако искате да научите още или да мигрирате към облачната версия на Dynamics 365 Business Central, можете да се свържете с нас.