Chat with us, powered by LiveChat

Защо да преминем към по-нова версия на ERP решението Microsoft Dynamics NAV?

сеп. 20, 2018

Рано или късно всяка компания, използваща Dynamics NAV, се изправя пред решението дали да премине към по-нова версия на ERP системата. Причините за преминаване от Navision 3.60, NAV 4.00, NAV 5.00 или NAV 6.00 (NAV 2009) към по-актуална версия на Dynamics NAV може да са много и сред основните са:

  • Затруднения в ежедневните операции
  • Необходимост от реинжинеринг на процесите и свързаните с тях номенклатури (артикули, клиенти и други)
  • Големината на базата данни и свързаните с нея забавяния при експорт на данни за справки
  • Наличие на функционалности в старата версия, които се нуждаят от подобрения;
  • Спиране на техническата поддръжка на версията от страна на доставчика (Microsoft официално прекратява поддръжката на Dynamics NAV 2009 през януари 2020)
  • Смяна на бизнес модела и/или ИТ инфраструктурата, което налага ъпгрейд на използваните бизнес приложения (например преминаване към облачна инфраструктура).

Миграцията към по-нова версия на Dynamics NAV си заслужава, ако тя предлага достатъчно предимства спрямо стабилността на текущото решение. Някои от важните промени са свързани с архитектурата на системата, начина на съхраняване на аналитичностите,  редизайна на осчетоводяването, заложените интeграции с други системи на Microsoft, допълнителни функционалности като разходно счетоводство, паричен поток, одобрения, сглобяване и други.

В тази статия ще представя и обобщя тези и други основни новости и ползи, свързани с версиите след NAV 2009  – версии 2013, 2015, 2016, 2017 и до най-актуалната версия на ERP системата – Microsoft Dynamics NAV 2018.

Подобрения в архитектурата

  • Трислойна архитектура

В старите версии, клиентът директно се свързва към SQL сървър без междинната услуга на NAV Server. В този случай се натоварват локалните машини, защото всички изчисления се правят локално на компютъра на потребителя. В новите версии се използва трислойна архитектура с междинното ниво, на което се изпълняват всички операции и съответно – поема цялото натоварване. В този случай, комуникацията  изисква минимална интернет свързаност и третият междинен слой дава възможността за функциониране на уеб клиент, таблетен клиент и телефонен клиент.

  • Oптимизиранa архитектура на аналитичности

Променена е архитектурата на съхранение на аналитичностите в базата, така че да се генерират и съхраняват по-малко записи, които да не увеличават размера на базата и респективно да забавят работата със системата.

Добавено е ново поле – номер на аналитичност, и нова таблица, в която да се съхраняват тези номера. Всяка комбинация от аналитичности се съхранява под определен номер и ако същата комбинация от аналитичности се използва в друг документ, то в записите се записва същия този номер. Чрез запаметяването на комбинацията веднъж в базата данни, пространството в базата данни се запазва и цялостната производителност се подобрява.

  • Редизайн на осчетоводяване

При едновременна работа на много потребители и по-точно осчетоводяване на различни документи и журнали е променен дизайна на системата, така че да не се получава заключване на таблици от потребителите и забавяне на процеса на работа.

Подобрения в интерфейса

Interface

За разлика от старите версии в новите версии е променена структурата на интерфейса. Логиката на самите бутони е запазена, но има нови приложения с цел улеснение работата на потребителя и последващи интеграции. Някои от тях са:

  • Search bar – нова опция за търсене в менюто

Search bar е изключително полезна oпция– позволява търсене на конкретен списък или справка от менюто, без да се налага да помним къде се намират за разлика от старите версии.

  • Персонализиране по потребител

Новите версии на Dynamics NAV предоставят възможността потребителят да персонализира интерфейса спрямо естеството на работата си, като може да избира секциите и бутоните, които да вижда, както и да персонализира самото меню. Така сами решавате и визуализирате на екрана информацията, която е най-важна за вас в момента. Добавени са и странични панели – Fact Box, които дават сводирана информация и отново могат да бъдат променяни, спрямо нуждите ви.

  • Улеснена работа с ролеви център

В новите версии на Microsoft Dynamics NAV, интерфейсът може да се променя спрямо ролята на конкретния потребител във фирмата. Възможно e да се настроят специализирани профили на групи служители във фирмата според тяхната роля и права.

  • Структура на картите

Промяната е свързана с начина на визуализация на секциите, докато в NAV 2009 те са разположени вертикално, то в NAV 2013 и по-новите версии са разположени хоризонтално и освен това подлежат на сгъване или разгъване, показване на повече или по-малко полета. Така потребителят сам да преценява коя информация да визуализира на екрана си в даден момент, за да се концентрира върху нея, а излишната да я скрие. По този начин да има добра подредба на работния екран и повече пространство за работа.

  • Сортиране

В новите версии на Dynamics NAV сортирането е значително подобрено. С един клик върху конкретната колона може да сортирате клиентите – например най-големи длъжници –  и да получите бърза информация.

  • Опция за записване на изгледи като справки

Посредством филтри в системата бихме могли да извадим директно справки в списъците, които да си запишем като готови справки и да ги ползваме при необходимост.

  • Експорт в Excel, Word, PDF

Добавена е стандартна възможност за експорт на справки и списъци в съответните приложения.

  • Експорт на фактури по имейл

В новите версии системата дава тази възможност както на етап осчетоводяване, така и след осчетоводяване.

  • Записване на изгледи като диаграми

Всеки списък на клиенти, артикули, доставчици, може да се визуализира като диаграма. Освен от списъци диаграми могат да се правят от конкретни таблици или няколко таблици и да се добавят на заглавната страница на самия ролевия център на потребителя.

Подобрения във функционалностите

По-добро организиране на данните за артикули

  • Функционалност Атрибути

Новите версии на ERP системата предлагат по-добра организация на артикулите с йерархия на категории и подкатегории на артикулите. Към главната категорията могат да се дефинират допълнително подкатегориии. Функционалността за атрибути дава възможност да се закачат атрибути на категорията и подкатегорията, които директно да се наследят от артикулите при тяхното създаване и така да се спести време.

  • Функционалност Сглобяване

Измества досега използваните журнали за комплексни изделия. На тяхно място се използват поръчки за сглобяване. Освен сглобяване за наличност на склад има възможност за автоматично сглобяване на артикулите в момента на осчетоводяване на продажбите т.е. по конкретна поръчка за продажба.

Автоматизация на повече функции

  • Категоризиране на счетоводни сметки

В сметкоплана са добавени две нови полета към карта на сметка – код категория и код подкатегория. Идеята на тези полета е автоматично да излезнат счетоводни отчети от системата през сметкоплана свързани с активи, приходи, разходи. Предимствата: може да се започне бързо работа с тях, тъй като настройката е лесна и разбираема от потребителя; с лекота се персонализират и  свързват с репорти като Баланс и ОПР.

  • Обмяна на валутни курсове с БНБ

Системата предлага вече тази възможност – посредством сървис, който трябва да се настрои, се създава връзка със сайта на БНБ за автоматично сваляне на актуалните валутни курсове за деня.

За управленски цели:

  • Функционалност Разходно счетоводство

Новите версии на MS Dynamics NAV вече позволяват да се разпределят или преразпределят текущи и бюджетирани разходи по операции, документи, отдели, проекти, продукти с цел анализ на рентабилността на компанията. Така имате далеч по-добра видимост върху финансовото представяне на организацията във всеки един момент.

  • Функционалност Прогнозен паричен поток

Новите версии предоставят инструмент, който дава информация за текущите и прогнозираните вземания и задължения на фирмата. Функционалността позволява през системата да се генерират прогнозирани оперативни приходи и разходи и да се изчисли съответно дефицит или излишък на парични средства. Спрямо тези резултати компанията може да предприеме съответните мерки. В прогнозата може да се включат записи от счетоводството, продажбите и маркетинга, покупките и сервиза.

  • Интеграции с други продукти на Microsoft

Едно от големите преимущества на новите версии са интеграциите с други продукти на Microsoft като Office365, Power BI, Microsoft Flow, Dynamics 365 for Sales, OCR. Както изглежда, Microsoft ще продължи да уеднаквява и обединява своите продукти, и за в бъдеще.

Още специфични функции за по-новите версии на Microsoft Dynamics NAV

Dynamics NAV 2017 предоставя функцията за визуализация на счетоводни записи преди тяхното осчетоводяване и възможност за автоматично създаване на кредитни известия от осчетоводена фактура.

Dynamics NAV 2018 дава възможност да се правят осчетоводявания по карти на служители като заплати и разходи през журнал свободни операции, журнал плащания, журнал проекти, счетоводен журнал. Посредством функционалността Задачи по потребител може да създавате задачи на себе си, на други потребители или други потребители на вас.

В заключение

Мога да продължа да изреждам още подобрения в новите версии, но за да прецените дали новите решения предлагат това, от което имате нужда, е най-добре да ви се направи демонстрация на живо и да тествате различните функционалности.

Преминаването към по-нова версия със сигурност не е лесно решение, но ако се вземат предвид предимствата, които идват с него, ще добиете увереност да предприемете тази стъпка.  Затова ви е нужен ясен план на действие и надежден партньор, с когото да го осъществите. Тогава ще установите, че преминаването към нова версия на ERP системата си е заслужавало.

Ако желаете да научите повече за конкретна нова версия на Dynamics NAV, свържете се с мен и ще се постарая да отговоря на всички Ваши въпроси.  

 

 

 

Сподели

За автора
Мария Струнджева
Мария е Microsoft Dynamics NAV консултант в Intelligent Systems повече от 12 години. Работила e по много проекти и различни версии на системата, с клиенти в множество области на бизнеса на местно и международно ниво. Мария има и богат опит като Проектен Мениджър. През последните две години се фокусира върху локализациите на MS Dynamics NAV и върху специализирани обучения на служителите в компанията. Мария харесва плуването, градинарството и има интереси в здравословния начин на живот и съвременната психология.

Дискусии

Добави коментарСкрий коментарите

Новини и известия по имейл