Bon Marine Holding оптимизира своята дейност с Dynamics Trans
Резюме
- Bon Marine Holding е една от водещите български компании в областта на морския транспортен бизнес. Тя се състои от много дъщерни фирми, създадени за обслужване на различни процеси в холдинга.
- Bon Marine е създадена през 1990 г. във Варна като корабна и брокерска агенция. През годините тя се разраства динамично и днес е една от водещите компании в морския транспортен бизнес в България.
- Основната дейност на Бон Марин Холдинг е предоставяне на услуги в областта на морския и сухопътния транспорт, комплексна логистична поддръжка на инфраструктурни проекти в България и чужбина, спедиция, линейно и корабно агентиране, доставка на резервни части, корабни репери.
Предизвикателството
През годините Bon Marine разшири обхвата на предлаганите продукти и услуги и създаде дъщерни дружества за управление на специфични дейности в морския бизнес. Някои от дружествата са:
- Бон Марин Шипинг Ейджънси – агентиране на лайнери и кораби, чартиране и др.
- Бон Марин Лоджистикс – интегрирани логистични услуги за инфраструктурни проекти в България и чужбина
- Bon Marine Logistics – интегрирани логистични услуги за инфраструктурни проекти в България и чужбина
- Терминален оператор – оторизиран митнически оператор, който предоставя брокерски услуги, включително внос, транзит, износ, T2L, банкови транзакции и др.
- BM Chart – управление на кораби, чартиране, офшорни операции и др.
- Управлението на бизнес с такъв обхват не е лесна задача и силно зависи от използването на правилните инструменти, които да осигурят ефективно планиране на дейностите във всички дъщерни дружества и отлична координация между тях и вътрешните отдели.
Големият брой компании, разнообразните бизнес процеси и необходимостта от коректен трансфер на информация са някои от причините, които подтикват ръководството към внедряване на интегрирана система за управление на бизнеса. Освен това, Bon Marine работеше с няколко софтуерни продукта, които впоследствие се оказаха неефективни, за да отговорят на нарастващите бизнес нужди на холдинга.
„Работата с различни, неинтегрирани системи, ни осигуряваше неточна и разминаваща се информация. Имаше много грешки и осъзнахме, че оперативната работа се е увеличила. Възможностите на счетоводната ни програма бяха ограничени – тя не можеше да консолидира и да генерира отчетите, от които се нуждаехме“, казва Мария Василева, Ръководител на проекта, Bon Marine Holding.
Липсата на интеграция между различните софтуерни системи доведе до неточни данни и отчети. Документацията за покупка или продажба отнемаше изключително много време. Впоследствие се появи необходимостта от използване на единна софтуерна система за управление на процесите и специфичните дейности в стопанството.
„Нашата стопанска дейност е специфична и наистина се нуждаем от цялостна система, която да оптимизира и интегрира всички процеси. Необходими са и подходящи инструменти за мониторинг и отчитане, които да представят ясна картина на всички дейности в рамките на цялата структура на холдинга.“, споделя още Мария Василева, Ръководител на проекта, Bon Marine Holding
Решението
Окончателното решение се оказа между SAP и Microsoft Dynamics NAV. След няколко подробни представяния на софтуерните системи и прилагането им в реална бизнес среда, Bon Marine избра Microsoft Dynamics NAV. За партньорска компания, която да осъществи проекта по внедряване беше избрана Isystems.
„След внимателна оценка на избраните системи решихме да внедрим Microsoft Dynamics NAV. Някои от причините бяха нейните функционалности, възможности за модификация, условия за внедряване и цена“, казва Мария Василева.
Във всички дружества на Bon Marine бяха внедрени следните модули: Финансово управление, Продажби, Покупки и Склад. Внедряването отне около 4 месеца, през които бяха разработени и допълнителни функционалности, необходими за някои специфични бизнес процеси в холдинга. Някои от модификациите бяха: интеграция с вътрешната система за проследяване на транспорта; интеграция със системите за управление на човешките ресурси и електронно банкиране; отчитане на приходите и разходите за дейността на корабните агенции, отпечатване на документи и др.
Освен това специализираното решение Dynamics Trans беше внедрено в три от компаниите на Bon Marine, спомагайки за организацията на дейностите по транспорт, логистика и продажби. Dynamics Trans е разработено от Isystems и осигурява ефективно управление и проследяване на цялата информация, свързана с транспортните услуги и заявки на Bon Marine. Чрез пълна интеграция с Microsoft Dynamics NAV Dynamics Trans осигурява данни в реално време на служителите от отдел продажби и счетоводство, за да проследяват детайлите, статуса и резултата от всяка транзакция. Тя също така дава възможност за изготвяне на точни отчети и анализи.
Преди внедряването на Microsoft Dynamics NAV и Dynamics Trans служителите в двата отдела работеха с няколко софтуерни приложения – MS Word, Excel, Outlook, като съхраняваха информацията в текст, таблица, поща, дори на хартиен носител. За Bon Marine беше почти невъзможно да работи ефективно в този информационен хаос, тъй като липсваше проследяване на заявките, комуникацията беше предимно неефективна, а решенията се взимаха трудно.
Но Dynamics Trans напълно трансформира работния процес в холдинга Bon Marine и резултатът беше повече от добър. С помощта на допълнителното решение екипът на БBon Marine реализира оптимално управление на поръчките за продажби, на производителността и на взаимоотношенията с клиенти и партньори (CRM). Dynamics Trans съхранява подробна информация за заявките за транспорт и спедиция – стоки, точки на товарене и разтоварване, палети, регистрация на маршрути, курсове, данни за пратките, маршрут, превозно средство, шофьор, гориво, разходи, приходи, рентабилност и мониторинг на маршрута и др. Специализираното ни софтуерно решение подобрява инструментите за отчитане, като осигурява интеграция със счетоводния модул на ERP системата. Чрез Dynamics Trans ръководството разполага със специфични отчети и анализи по отношение на всички дейности в холдинга.
„Изпълнението на проект за голяма холдингова структура, каквато е Bon Marine, винаги носи много предизвикателства. Някои от дружествата може да имат сходни дейности, но всяко от тях има свои собствени специфики, които трябва да бъдат правилно отразени в системата. Разработихме различни модификации, които оптимизираха процесите и осигуриха бърз и безпроблемен достъп до информация за служителите и ръководството, когато имат нужда от нея. Радваме се, че се справихме по-добре от планираното и все повече компании започнаха да работят със системата“, казва Христо Филипов, ръководител на проекта в Isystems.
Ключови ползи
След внедряването и персонализирането на Microsoft Dynamics NAV, Bon Marine Holding пребори много от основните си проблеми. Някои от основните ползи за компаниите са:
- Единен сметкоплан
- Автоматизирана и стандартизирана документация
- Намалени оперативни разходи чрез стандартни и оптимизирани бизнес процеси
- Автоматизация на информационните потоци
- Подобрена комуникация между служителите, клиентите, доставчиците и бизнес партньорите
- Консолидирани отчети
- Гъвкави инструменти за изготвяне на отчети и анализи
- Интеграция между Microsoft Dynamics NAV с вътрешни и външни приложения