Office 1 Superstore реализира най-мащабното Microsoft Dynamics внедряване в ритейл сектора в България

Office 1 Superstore България е част от Office 1 Superstore International – международна франчайзингова верига магазини, специализирана в търговията с канцеларски материали, офис мебели, техника и консумативи.

. В момента франчайзът присъства в следните осем държави: България, Франция, Германия, Либия, Турция, Сърбия, Гърция и Йордания. Единственият франчайзополучател за България, Panda Coop., става единствения собственик и представител на всички Office 1 брандове в световен мащаб. В момента те имат 76 магазина в България и над 1000 служители.

През 2003 година фирмата изгражда и най-големия логистичен център на Балканския полуостров – с площ от 8 000 кв.м и над 10 000 артикула, който обслужва нуждите на всички магазини от веригата по света.

Ситуацията

Като един от най-големите ритейлъри в България и лидер в своята област, Office 1 Superstore обслужва всекидневно хиляди частни и корпоративни клиенти, генерирайки голям обем информация. За обработката на тези данни, в магазинната мрежа и в ценралния офис се използват няколко софтуерни системи, без интеграция помежду им.  Ръчното въвеждане на данните във всеки от отделите изисква голям времеви и човешки ресурс и забавя анализа, а това прави използваните от ръководството справки неактуални.

Липсата на единна база се отразява негативно и на комуникацията с партньори и доставчици. Информацията се обработва бавно, а франчайз партньорите не могат да отговорят адекватно и в срок на изискванията и препоръките на компанията.

Сред основните проблеми за Office 1 е и липсата на единна клиентска номенклатура. Данните за отделните клиенти – извършени продажби, задължения, клиентско поведение, се съхраняват на различни места. Тази разпокъсаност затруднява обслужването и оперативна работа.

Решението

Изправено пред всички тези предизвикателства, ръководството на Office 1 Superstore започва активно проучване на пазара на бизнес софтуер у нас и на възможните доставчици. Kрайният избор пада върху интегрираната система Microsoft Dynamics NAV. За изпълнител на проекта е избрана Intelligent Systems – лидер при внедряване на бизнес платформата на Microsoft в България и компания, с доказан опит в областта на ритейла.

„Избрахме Microsoft Dynamics NAV, защото е цялостно решение, което обхваща всички процеси от POS терминала, през телемаркетинга и продажбите, до пълния анализ на дейността чрез детайлни справки и анализи. Решението е най-подходящата система спрямо спецификата на нашия бизнес. Ние сме и искаме да продължаваме да бъдем номер 1 и затова ни трябва система, която е номер 1″, казва г-жа Елка Каменова, Председател на УС, Office 1 Superstore.

Процесът по внедряване предвижда в компанията да бъдат инсталирани модулите Счетоводство, Продажби, Маркетинг, Склад и Доставки, както и LS Retail – специализирано решение за ритейл компании, надграждащо възможностите на Microsoft Dynamics NAV. По своя обхват проектът е два пъти по-голям от най-мащабната инсталация в България до момента, свързвайки централния офис, всички магазини и хиляди служители.

Няколко месеца по-късно, с Microsoft Dynamics NAV започва да работи цялата търговска мрежа и централното управление на компанията. ERP системата обхваща всички бизнес процеси, съхранява наличната информация в единна база данни и осигурява надежден достъп до нея в реално време. Microsoft Dynamics NAV се интегрира успешно и с опериращия в Office 1 Superstore онлайн магазин, улеснявайки значително неговото функциониране.

За ефективното управление и цялостно обхващане на дейностите в търговските обекти, компанията залага на специализираното решение LS Retail. Standalone модулът позволява постоянна и безпрепятствена работа на всеки магазин, дори при липсата на връзка с централния офис. Office 1 Superstore имплементира и LS Retail модули за изготвяне на специални поръчки, планиране на доставки и трансфер на стоки между отделни магазини, които спомагат за предоставянето и поддържането на първокласно качество на обслужване на клиентите.

Microsoft Dynamics NAV модул Склад също се внедрява в компанията, за да се проследяват и контролират ефективно всички складови дейности. В допълнение е извършена и интеграция с баркод четци, чрез които се оптимизират активностите, свързани с получаване и експедиране на стоките.

За да посрещнат специфичните нужди на Office 1 Superstore, специалистите на Intelligent Systems Bulgaria разработват няколко допълнителни функционалности. Изграден е специфичен модул за ценообразуване, който да следва напълно нуждите и изискванията на компанията и на водената от нея политика. Той предоставя възможност за изготвяне на атрактивни промоции, осъществяване на кръстосани продажби и ефективно управление на системата за клиентска лоялност.

На база ежедневно натрупваните данни в системите Microsoft Dynamics NAV и LS Retail и благодарение на настроените възможности за изготвяне на различни справки и анализи, ръководството вече разполага с винаги актуална и навременна информация по ключовите бизнес показатели.

Ползи

След внедряването на Microsoft Dynamics NAV и LS Retail, Office 1 Superstore усеща редица подобрения в оперативната и управленска дейност. Сред основните ползи и предимства от използването на новите решения са:

• Интегрирана система, обхващаща всички бизнес процеси с бърз и лесен достъп до цялата информация в реално време
• Единна клиентска база, подобрения в клиентското обслужване и във взаимоотношенията с партньори и доставчици
• Повишена сигурност на информацията
• Оптимално използване на наличните ресурси
• Намаляване на натовареността на системните администратори
• Гъвкави схеми на ценообразуване
• Повишаване на продажбите, подобрения на финансовите показатели и улеснена счетоводна отчетност
• Оптимизиране на разходите и оптимално планиране на доставките
• Осигуряване на актуални анализи и доклади за ефективно фирмено управление
• Възможност за работа офлайн дори и при липса на връзка с централното управление

Най-новото през 2019

През 2018 Office 1 Superstore отваря нов склад и логистичен център, който е пръв по рода си в Югоизточна Европа. Общата площ на склада е 8600 квадратни метра и в него има автоматизирана система за складиране OSR Shuttle от австрийската компания Knapp. Конструкцията на 22 етажа има капацитет до 12 000 продукта. Но трябва да бъде интегрирана в ERP системата на Office 1 Superstore.

Решението

Тъй като Office 1 Superstore вече имат изградено надеждно партньорство с Intelligent Systems, те избират нашата компания, за да изпълни задачата. Интеграцията е персонализирана специално за техните нужди и им позволява да автоматизират подготовянето на пратки и изпращането им възможно най-много, спестявайки на служителите много време и усилия. Имплементацията увеличава продуктивността при малките поръчки 12 пъти и намалява грешките до 0,1%. Това довежда до наистина впечатляващи резултати, както показва видеото: