Oxford University Press си партнира с Intelligent Systems за оптимизиране на бизнес процесите

За компанията

Oxford University Press има повече от 50 офиса в света и е най-голямото университетско издателство  в световен мащаб.  Издателската къща публикува повече от 6000 заглавия на година на над 40 езика в печатен и дигитален формат.

Техните продукти обхващат изключително широк академичен и образователен спектър за всички аудитории – от предучилищно ниво до ученици средно ниво ; от студенти до преподаватели; от общи читатели до преподаватели; от физически лица до институции.

Ситуацията

Към 2020 година, турското поделение на Oxford University Press е активно в страната повече от 26 години. Дистрибуторската им мрежа обаче съществува повече от 50 години преди това, превръщайки Oxford University Press в уважавана издателска къща в страната. Сега издателството е незаменима част от образователната система в Турция, с повече от 16 доставчици и 3000 училища, които са техни клиенти.

“От детските градини до университетите, в които се преподава английски, има поне по една наша книга във всяко учебно заведение.“ – Еркан Акмерик, управител на Oxford University Press Турция

Още при създаването на турския отдел, Oxford University Press започва внедряване на софтуерни системи, които да им помагат с ежедневните процеси. Въпреки че софтуерните системи на складовото, финансовото и счетоводното управление, са разработени за компанията с цел да се управляват по-добре бизнес процесите, те не са интегрирани помежду си. Вместо да помагат на ръководството да придобие по-добра представа за ситуацията, те я представяли по-неясно, подавайки парчета данни, които не винаги имали смисъл.  Освен това, тези системи не били проектирани да отговарят на променящите се нужди на Oxford University Press Турция. Компанията се нуждаела от точните инструменти за мониторинг и анализ, които да им дадат реален поглед върху техните бизнес процеси. Турският офис усещал, че тогавашните им софтуерни решения не отговарят на нарастващите им изисквания, а промените започнали от централата. През 2017 година, централата в Обединеното кралство и няколко други страни започнали да миграция към SAP. Oxford University Press Турция проучили различни ERP системи като Logo и SAP. Но най-накрая, те се спират на Microsoft Dynamics ERP, като внедряването започва през 2018 година.

“Тъй като ERP системите са предимно дългосрочни сътрудничества, хармонията между екипите също е много важна. Така че, като взехме предвид това и анализирахме разходите и ползите, ние решихме, че Intelligent Systems е правилният партньор за нас.” – Еркан Акмерик, управител на Oxford University Press Турция

Решението

След задълбочен и градивен анализ на нуждите на компанията,  Oxford University Press и Intelligent Systems се съгласяват, че решението Microsoft Dynamics 365 Business Central е най-подходящото за компанията. Внедряването продължава 5 месеца. Това се случва на два етапа: първият е 3 месеца и обхваща сложните процеси в Oxford University Press Turkey, като подготовката и доставката на книги в училищата, вноса в съответствие с митническите изисквания, както и успешно управление на склада. Освен това, решението покрива изискванията на Oxford University Press  по отношение на техните финанси, счетоводство, продажби и складово управление. Втората част от внедряването се фокусира върху персонализации и подобрения, които допълнително да улеснят дейността на компанията.

“Intelligent Systems владее много добре продуктите на Microsoft. На този етап има някои проблеми с автоматизацията на склада, които не успяхме да предвидим по време на изпълнението на проекта. Ще внесем този въпрос на дневен ред в предстоящите дни и ще  настроим инвестиционния си бюджет, за да започне внедряването с Intelligent Systems.” – Мустафа Атакай, ръководител на проекти в Oxford University Press Турция

Основни предимства

Скоро след внедряването, служителите и ръководството на Oxford University Press започват да изпитват подобренията, дошли с Microsoft Dynamics 365 Business Central в техните операции. Някои от предимствата включват:

• Всички данни се съхраняват в една система, давайки на ръковоството ясен поглед към всичко, а на различните отдели – по-добри инструменти за комуникация
• Отчетите са прости и се генерират бързо
• Търговските представители могат да използват решението независимо къде се намират
• Дистрибуторите могат да правят поръчки с всяко устройство и навсякъде
• Поръчките се одобряват и обработват незабавно
• Нивата в склада лесно се проследяват и попълват