Ситуацията

Основана през 2004г. в столицата на България – София, PIPE SYSTEM специализира в две основни бизнес направления: продажби на едро и дребно на тръби и ВиК системи, и предоставяне на услуги, свързани със строителната индустрия и изпълнение на ВиК инсталационни проекти.

През годините PIPE SYSTEM повишава броя на продуктите и услугите, които предлага и променя организационната структура на компанията, за да е в синхрон с динамичната бизнес среда. Управлявайки два склада – един в София и един близо до Бургас, PIPE SYSTEM осигурява постоянна работа на над 100 служители и временна заетост на множество подизпълнители, в зависимост от броя и натовареността на проектите. Днес, PIPE SYSTEM е една от водещите компании на българския пазар в своята сфера.

Още от основаването си компанията разчита на различни информационни системи за подпомагане на ключовите бизнес процеси. Първоначално, във всяко звено използвали отделни софтуерни приложения – счетоводна програма, отчитаща движението на паричните потоци; софтуер за управление на склада, наблюдаващ наличностите на материалите и координиращ продажбите; и широко използвания Microsoft Excel, където служителите от всеки отдел обединявали данни и информация, като ги събирали в свои собствени, децентрализирани архиви.

Решението

С развитието на бизнеса, процесите ставали по-сложни, оперативните задачи по-обширни, а работата с доскоро удобните неинтегрирани системи сега станала трудоемка и неефективна. Натовареността нараствала прогресивно и Microsoft Excel вече губил ефикасността си, тъй като от всеки отдел използвали свой личен файл за отчитане.

Някои от основните трудности, с които PIPE SYSTEM се сблъскват са  дублиране на данните в различните приложения, поради липсата на централизиран източник на информация; проблеми при отчитането на разходи при строителните проекти и ценовото формиране; изразходване на повече време и усилия при изпълнението на всекидневните задачи, както и ограничени възможности за отчети и анализи в реално време.

Решение от ситуацията бе внедряване на интегрирана софтуерна система в структурите на PIPE SYSTEM, способна да увеличи ефективността и да оптимизира всички бизнес процеси: от поръчки и продажби, през управление на складови операции и проекти, до тяхното счетоводното и финансово отражение в единна база данни.

pipe systems

Решение от ситуацията бе внедряване на интегрирана софтуерна система в структурите на PIPE SYSTEM, способна да увеличи ефективността и да оптимизира всички бизнес процеси: от поръчки и продажби, през управление на складови операции и проекти, до тяхното счетоводното и финансово отражение в единна база данни.

Внедряването

Скоро след взимането на стратегическото решение за въвеждане на ERP система в PIPE SYSTEM, ръководството на компанията получава отлични отзиви от техен основен партньор за ползите от бизнес решенията Microsoft Dynamics. „Нуждаехме се от същото решение,  което използват нашите партньори”, обяснява г-жа Гунева. Така компанията започва проект по внедряване на Microsoft Dynamics AX.

PIPE SYSTEM избира Intelligent Systems за партньор в това начинание, базирайки се на солидни референции относно богатата експертиза и ноу-хау притежавани от лидера сред Microsoft Dynamics доставчиците в страната. “Доверявайки се на опита и добрите препоръки от наши партньори, ние избрахме да работим с Intelligent Systems. С времето се убедихме, че те са благонадежден партньор, на който може да се разчита. Компанията притежава висококвалифициран екип от специалисти, който ни подкрепяше изцяло по време на проекта“,  споделя г-жа Гунева.

Друга причина, поради която PIPE SYSTEM избират да работят с Intelligent System, e че внедрителя ги запознава с ползите от SPLA модела на лицензиране. С него на месечна база се заплаща единствено за реално генерираното потребление, без да се начисляват допълнителни такси или комисиони и без да се прави солидна първоначална инвестиция в софтуер и съответно хардуер. По този начин компанията получава повече гъвкавост в днешната динамично променяща се бизнес среда; намалява значително разходите по поддръжка на системата; постига по-бърза възвращаемост на инвестицията; и много други. Освен това, Intelligent Systems притежават опит в предоставянето на облачно ERP в строителния бранш.

Само за няколко месеца Intelligent Systems внедрява функционалностите на Microsoft Dynamics AX, необходими на PIPE SYSTEM: Управление на финанси, Разчети по вземания, Разчети по задължения, Управление на склад, Управление на проекти, Междуфирмена функционалност, и Взаимотношения с клиенти (CRM). Опитвайки се да подобри ключовите процеси в компанията, Intelligent Systems допълнително разработва и голям брой нови модули, измежду които:

  • Поддържане на библиотека с разходни норми
  • Интеграция на библиотеката с разходни норми с Microsoft Excel за улеснение при търгове
  • Ценообразуване на разходните норми
  • Управление на договори с Инвеститори и Подизпълнители с всички необходими параметри
  • Автоматична интеграция с финансово-счетоводния модул на ERP системата на всички операции по отчитането на приходи и разходи, свързани със строителната дейност
  • Автоматично предложение за покупка или трансфер на необходимите материали от материалната листа към склад при обекта, чрез функционалност за планиране на ресурсите, според заложените норми (Material Resource Planning – MRP)
  • Автоматично изготвяне на фактура към Инвеститор

Като допълнение, Intelligent Systems правят и интеграция на единното решение с онлайн услугата на Microsoft – Office 365, съчетаваща всички познати настолни приложения от Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint и др. С това PIPE SYSTEM си осигуряват пълен набор от  корпоративен клас инструменти с познат интерфейс,  бързина и то на предвидима месечна цена.

Ползите

Няколко месеца след стартирането на проекта, интегрираното решение Microsoft Dynamics AX оптимизира всеки ключов бизнес процес в PIPE SYSTEM. Някои от главните ползи за организацията са:

  • Бърза възвръщаемост на инвестицията, поради малкият първоначален разход в хардуер и софтуер
  • Възможност за промяна на наетите ресурси спрямо нуждите на бизнеса и динамиката на средата
  • Автоматично обновяване на информация във всички отдели
  • Бърз достъп до данните в реално време
  • Улеснено ценообразуване и оптимизация на продажбения процес
  • Увеличаване производителността на служителите чрез оптимизиране на времето
  • Подобрено нивото на комуникацията
  • Детайлни отчети и анализи, базирани на основните индикатори за представянето на компанията – KPIs
  • Подобрен процес на планиране във всички отдели

Благодарение на високата добавена стойност от ERP системата, ръководството на PIPE SYSTEM възнамерява да въведе допълнително решение за Бизнес анализи (BI) за подпомагане на планирането и, отчетността в организацията. Освен това, PIPE SYSTEM смята да въведе и надграждаща функционалност към съществуващия CRM модул, за да извлече повече ползи от отчетите и анализите, разделяйки бюджета по дейности, за генериране на повече печалби.

Осъзнахме, че служителите ни са натоварени с много оперативна работа и едни и същи данни се въвеждаха ръчно на няколко места от различните отдели. Така информацията се дублираше, а ние нямахме цялостен поглед и коректни отчети за нашия бизнес. Нуждаехме се от единна система, която да автоматизира информационния поток и оптимизира наличните ресурси

Ваня Гунева

Ваня Гунева

Мениджър Финанси, PIPE SYSTEM

Представителства на B.Braun в няколко европейски страни работят с Microsoft Dynamics NAV
Следващо Case study

Представителства на B.Braun в няколко европейски страни работят с Microsoft Dynamics NAV