Ситуацията

SPORT DEPOT е най-голямата верига магазини за спортни стоки в България, основана преди около 15 години и част от групата на международния лидер Sport 2000 International. С времето компанията се развива интензивно, наемайки търговски площи в почти всички големи градове в страната, а предлаганото продуктово портфолио се увеличава многократно. За да удовлетвори променящите се нужди на своите настоящи и бъдещи клиенти, спортният лидер създава и интерактивен електронен магазин. Днес, търговските обекти обслужват над 200 000 посетители годишно, предлагайки им разнообразна гама от повече от 50 000 артикула от над 180 световноизвестни марки.

Експанзията на SPORT DEPOT води до нарастване на екипа на компанията, увеличаване  обема на информацията и постигане на по-добри резултати. Това обаче е свързано и с усложнения в цялостното управление на бизнес процесите и трудности при проследяването на наличностите в складa, планирането на поръчки и заявки, както и обслужването на клиенти.

За да се справят с новите предизвикателства, във фирмата използвали програма, съставена от няколко модула за управление на склад и счетоводство, които нямали изградена интеграция помежду си. Приложението било тромаво, трудно за употреба и не осигурявало необходимата бързина и гъвкавост на работа. Основен недостатък на софтуерния продукт бил задължителното изискване за работа в онлайн режим. Това означавало, че при прекъсване на Интернет връзката към офиса и магазините или при евентуален проблем със сървъра, служителите трябвало да извършват всички операции на ръка, с което работата съществено се забавяла. Освен това, при възобновяване на връзката, данните трябвало да се въвеждат в програмата, като резултатът бил дублиране на усилия и множество несъответствия. Проблемът станал сериозен когато подобни инциденти се превърнали в практика, спъваща цялостната дейност в организацията.

Друга трудност, произхождаща от програмата, била липсата на детайлна отчетност и коректни справки, които да дават насока за стратегически решения относно поръчки и плащания към доставчици, актуални анализи по продажби, магазини и други.

“Липсата на актуална информация за развитието на бизнеса в реално време и ограничените възможности за генериране на точни справки и отчети са едни от причините, които ни подтикнаха да потърсим ново софтуерно решение. Все повече усещахме необходимостта от единна платформа, предоставяща цялостен поглед върху дейностите на всички нива – от търговските обекти, през бек-офиса и склада, до онлайн магазина и централния офис.”

Мариана Анастасова
Изпълнителен директор, Sport Depot

Решението

В началото на 2011г., ръководството започва проучване на българския пазар на ERP системи, получавайки предложения от няколко софтуерни интеграторa. През месец февруари, г-жа Анастасова и нейни колеги присъствали на първата национална конференция „ИТ в ритейла“, организирана от Intelligent Systems и Microsoft България.

Екипът бил впечатлен от лекцията на Търговския директор на Intelligent Systems – г-н Боян Мартинов, който представил ползите от използването на цялостна платформа, обхващаща управлението на всички бизнес процеси в търговията на дребно.

Последвали няколко срещи и продуктови демонстрации, разкриващи в детайли предимствата на интегрираната бизнес система Microsoft Dynamics NAV, надградена със специализираните решения за търговски компании LS Retail и за отдалечен достъп до базата данни Dynamic Mobile.

„В търсенето на подходяща ERP система и софтуерен внедрител, за нас водещи критерии бяха утвърдения продукт с доказани качества и експертиза на доставчика в нашия бранш. Затова избрахме Microsoft Dynamics NAV и Intelligent Systems”, заяви г-жа Анастасова.

 

Внедряването

През пролетта на 2012г. SPORT DEPOT стартира проект по имплементиране на Microsoft Dynamics NAV в комбинация със специализираното ритейл приложение LS Retail. В рамките на няколко месеца в компанията са внедрени модулите Склад, Счетоводство, Поръчки, Покупки, Маркетинг и Сервиз, осигурявайки ефективно управление на дейностите в отделите.

Единната бизнес система обезпечава ефективно управление на поръчките и продажбите, изпълнявани както в търговската мрежа,  така и през електронния магазин на спортния лидер. Освен това, постигната е и автоматична директна интеграция с информацията идваща от склада. Съответно, при подаване на заявка от клиент през електронния магазина, тя влиза директно като поръчка за продажба в системата, спестявайки значително време и усилия в отдел продажби. При получаване на поръчката, складовите служители я обработват и изпращат нужната стока към клиента, гарантирайки по-добро и бързо обслужване. Целият процес е стандартизиран и автоматизиран; ръчното набиране на информацията, грешките и дублирането са останали в миналото. Постигнато е автоматично обновяване на информацията на наличностите в склада и онлайн магазина на SPORT DEPOT.

Microsoft Dynamics NAV управлява стриктно целия процес на покупки на артикули – проследявайки статуса на стоки при пратка от външни доставчици, пристигането им и навременната подготовка на документи, необходими за митница. Системата предлага и функция с напомняния, които обявяват дата на спедиция, дата на                                                                                          пристигане на стоките и други, спестявайки разходи, такси и   евентуални глоби от ненавременно взимане на колети от митница.

 

Модул Управление на складовото стопанство позволява ефективно следене и управление на стоките в склада, подреждането им в зони и клетки, както и оптимално организиране на логистиката по отношение транспортиране на товари, вземането на артикули по конкретна поръчка с т.нар. „Оптимален маршрут“, тяхното изписване и т.н.

Решението LS Retail от своя страна осигурява управление на всички дейности в магазините и връзката с централния офис. С богатите функционалности на ритейл приложението, SPORT DEPOT изпълнява програми за лоялни клиенти, поддържайки актуална информация за всеки клиент и натрупани точки; нива на отстъпки; предоставяне на специално намаление според направена покупка и други. LS Retail предоставя и възможности за управление на разнообразни промоции и други маркетинг активности. С внедрените модули LS Retail Back Office и LS Retail POS се управляват бек-офисните и POS-терминалните операции като издаване на фактури срещу касов бон, печат на различни форми на документи и много други.

Мобилното приложение към ERP системата – Dynamics Mobile спомага оптимизирането на процесите в склада и поддържането на детайлна информация за местоположението на стоките по клетки и зони. Благодарение на решението, складовите служители автоматизират своите ежедневни дейности, което им позволява да работят по-бързо и ефективно. Dynamics Mobile работи както в онлайн, така и в офлайн режим, предоставяйки бърз и сигурен достъп до базата данни на Microsoft Dynamics.

„Microsoft Dynamics NAV и LS Retail ни гарантират сигурност и ефективност в работата, подобрени процеси и детайлен контрол върху нашия бизнес чрез прозрачност и отчетност.  Dynamic Mobile също е изключително полезен продукт, който допринася за увеличаване продуктивността на нашите служители и удовлетвореността на нашите клиенти, чрез автоматизиране и оптимизиране на складовите процеси“, твърди г-жа Анастасова.

Ползите

Малко след като всички магазини от веригата започват да работят с Microsoft Dynamics NAV, надградена с LS Retail и Dynamics Mobile, мениджмънтът и самите служители в SPORT DEPOT усещат множество подобрения в дейността на компанията. Голяма част от трудностите са превъзмогнати, а несъответствията, свързани с липсата на актуални данни – отстранени. Сред отчетените предимства за SPORT DEPOT от използването на интегрираната бизнес платформа Microsoft Dynamics са:

  • Поддържане на централизирана база данни
  • Бърз достъп в реално време до всякакъв вид информация
  • Оптимизация на бизнес процесите в организацията
  • Засилена защитеност на данните
  • Коректно изчисляване на себестойността на стоките
  • Поддържане на актуални складови наличности
  • Оптимизиране на складовите дейности
  • Повишаване ефективността на служителите в склада
  • Подобряване ефикасността в работата на търговските обекти
  • Гъвкави възможности за управление на промоции, отстъпки и други маркетинг кампании
  • SPORT DEPOT на територията на страната и следене на курсовете за транспортиране
  • Завишена производителност на служителите и висока удовлетвореност на клиентите
  • Бърз достъп до специализирани справки и анализи по ключови фирмени показатели в реално време

По време на съвместната ни работа имахме възможността да се убедим, че екипът на Intelligent Systems притежава необходимите компетенции и опит, предоставяйки качествени услуги и ефективни решения на различни бизнес казуси. Оценяваме високо професионализма и отзивчивостта на служителите и смятаме компанията за много добър наш партньор.

Мариана Атанасова

CEO, SPORT DEPOT

Представителства на B.Braun в няколко европейски страни работят с Microsoft Dynamics NAV
Следващо Case study

Представителства на B.Braun в няколко европейски страни работят с Microsoft Dynamics NAV