За компанията

Юнитрейд-X е холдингова структура, която обединява няколко компании. Фирмите управляват различни дейности, свързани с цялостния процес по дистрибуцията на автомобили и резервни части. Преди няколко години мениджмънтът осъзнава, че множеството софтуерни системи, които използват в отделните компании, не им осигуряват очакваните резултати и не отговарят на техните бизнес нужди. Сега, след внедряването на ERP системата Microsoft Dynamics NAV, мениджърите винаги имат детайлен поглед и пълен контрол върху дейността на целия холдинг.

Благодарение на Microsoft Dynamics NAV и браншовото допълнение DealerBox, днес Юнитрейд–Х работи по-ефективно и ежедневно осигурява първокласно обслужване за своите клиенти.

Ситуацията

Юнитрейд–Х е основана през 1991г. с цел осъществяване вноса, дистрибуцията и сервизното обслужване за марките Volkwagen и Audi на територията на България, като компанията придобива изключителни права за региона. От 1991 до 2004г., Юнитрейд–Х изгражда повече от 10 оторизирани сервизни центъра из страната. Фирмата започва редовен внос на оригинални резервни части, създава логистична мрежа с централен склад и осигурява сервиза и поддръжката на повече от 30 продажбени центрове за резервни части.

 

Поради разнообразните бизнес направления и дистрибуция на нови продукти, Юнитрейд–Х създава група от дъщерни компании, които да организират и управляват всички дейности на холдинга

  • Сакар Ауто –оторизиран дилър на Volkswagen
  • Юнитрейд Сервиз –специализиран сервизен комплекс, обслужващ всички марки немски автомобили
  • Юнитрейд Лизинг –лизингова компания
  • Юнитрейд Колор –вносител на автобои и лакове
  • Национал Рент а Кар –компания за отдаване на автомобили под наем

Управлението на бизнес от такъв размер е трудна задача, която до голяма степен зависи от използването на подходящо бизнес решение.

“Работейки с много различни софтуерни продукти през годините, накрая осъзнахме, че ни липсва автоматизация и потенциал за растеж. Имахме много повече служители, отколкото е необходимо за извършването на конкретната работа, поради слабата консолидация. Тъй като не работехме с единна интегрирана система, а използвахме алтернативни инструменти и методи за изготвяне на отчети и анализи, данните винаги се разминаваха по различните отдели на холдинга. Нещо повече, използването на специализирани софтуерни системи ни направи зависими от отделни служители и доставчици. А резултатът беше неясен поглед за бъдещото развитие и липса на възможности за ефективно планиране,” обяснява Филип Иванов, ръководител проект, Юнитрейд-X.

Използването на различни софтуерни продукти, почти по един за всеки отдел, означава наличие на много административни дейности, губене на време за превключване между отделните приложения, многократно въвеждане на едни и същи данни в различните системи. Фронт офис персоналът прекарва по няколко дни, подготвяйки документите само за продажба на автомобил, а изготвянето на една справка от финансовия отдел отнема няколко дни.

“Накрая осъзнахме, че не можем да продължаваме своята дейност без използването на подходяща интегрирана система, която да обхване всички бизнес процеси в холдинга.”

-Иван Иванов, собственик и управител на Юнитрейд–Х.

Решението

Юнитрейд–Х проучва наличните софтуерни продукти за управление на бизнеса и крайният избор е сведен до SAP, Oracle или Microsoft Dynamics. Отначало мениджмънтът се насочва към SAP, вярвайки, че е най-подходящото решение за техния бизнес. Основното изискване на компанията относно системата обаче, е тя да бъде гъвкава, поради нуждата от стабилна платформа, която да бъде модифицирана така, че да посреща всички изисквания на техния динамичен бизнес. Освен това, те търсят решение с доказан опит и успешни внедрявания в подобни компании. Накрая, но не на последно място, решението трябва да бъде на атрактивна цена.

Вземайки предвид всичко това, Юнитрейд-Х избира ERP системата Microsoft Dynamics NAV, като решението, което ще осъществи реинжинеринг на основните бизнес процеси в компаниите в съответствие с най-добрите световни практики. Процесът по внедряване на системата е сравнително бърз, като в същото време тя може да бъде модифицирана така, че да отговаря най-добре на специфичните бизнес нужди. Не на последно място Юнитрейд-Х получава и една наистина конкурентна оферта за Microsoft Dynamics NAV, спрямо останалите ERP решения.

След избора на система, Юнитрейд–Х започва проучване на компаниите в България, които внедряват Microsoft Dynamics NAV. Имайки предвид, че както изборът на неподходящ софтуерен продукт, така и изборът на некомпетентен внедрител може да доведе до нежелани последици за техния бизнес, компанията се опитва да намери партньор с доказан опит при внедряване на интегрирани системи за управление на бизнеса и с експертизата в автомобилната индустрия. Ето защо Юнитрейд–Х подписва договор с Intelligent Systems Bulgaria.

Калин Цветанов, Управител, Intelligent Systems Bulgaria казва: „Радваме се, че Юнитрейд–Х избра Microsoft Dynamics NAV, защото тази ERP система, заедно с браншовото приложение DealerBox са най-подходящото решение за тях. Сигурни бяхме, че можем да ги модифицираме по начин, който напълно да отговаря на всяка тяхна специфична нужда.”

Първото нещо, което ръководството иска да бъде постигнато е обединяване на номенклатурите на артикули и клиенти. Това определено прави административните дейности и синхронизацията на данните по-бързи и лесни за изпълнение. Второто – складовите наличности за различните артикули да бъдат достъпни за всички компании от холдинга.

По време на проекта, освен стандартната Microsoft Dynamics NAV функционалност, са разработени и внедрени и допълнителни функционалности, които да покрият специфичните процеси в Юнитрейд–Х – конфигуратор на автомобил за продажба, управление на следпродажбено обслужване, лизинг на автомобили и други са включени в браншовото приложение DealerBox. В Юнитрейд–Х е разработена и внедрена и система за планиране на запасите, базирана на ABC анализ и резултатите от дейността за последните 3 години. В компанията има и пълна автоматизация на процесите на централизираното планиране и купуване от една фирма и последващо разпределяне към свързани фирми, които са генерирали търсенето. Резултатът е постигане на значителна обръщаемост на склада за период по-малък от 30 дни. Intelligent Systems правят възможна и интеграцията между Microsoft Dynamics NAV и системите ETKA /официалният електронен каталог за резервните части на автомобили от групата на Volkswagen/ и ELSA /Електронната библиотека за сервизни операции/. Установените връзки с KIOSKS терминали позволяват на служителите по поддръжка да отчитат отработено време по всяка поръчка за сервиз, директно в системата.

Внедряването протича гладко и няколко месеца след стартиране на проекта, Юнитрейд–Х вече работят с ERP системата, имат цялостна интеграция на всички отдели и единна база данни за всички компании от холдинга.

След първоначалното внедряване, Intelligent Systems разработва няколко нови функционалности, за да улесни още повече работния процес: интеграция между Microsoft Dynamics NAV и онлайн магазина на компанията, автоматично изпращане на SMS съобщения, когато автомобилът е готов за вземане след сервиз, интеграция с мобилни баркод четци в склада, интеграция със софтуери на застрахователни компании и др.

Ползи

Две години след внедряването на Microsoft Dynamics NAV, Юнитрейд–Х може реално да измери ползите от системата и високата степен на възвръщаемост на инвестицията.

„Внедряването на системата Microsoft Dynamics NAV беше критично решение за нашия бизнес, за щастие – отлично такова. Почувствахме усъвършенстваните бизнес процеси навсякъде в холдинга. Благодарение на Microsoft Dynamics NAV и на нашето ползотворно партньорство с Intelligent Systems, сега имаме бизнес решение, което помага на нашата компания да бъде успешна и сред най-добрите автомобилни дилъри в страната”, коментира Филип Иванов.

Системата Microsoft Dynamics NAV поддържа изключително широка гама от автомобили, двигатели, стандартно и допълнително оборудване в единна база данни. Покриването на цялостния продажбен процес в Microsoft Dynamics NAV позволява бързо и детайлно изготвяне на различни справки, сравнения, анализи по различни индикатори като приходи, разходи, печалба, ефективност, което максимално подпомага мениджмънта на компанията при взимането на правилни решения.

Системата предоставя цялостен и детайлизиран поглед върху сервизната дейност във всеки един нейн аспект. Фактическата проверка на данните в реално време дава на оператора и клиента актуална информация относно цени, наличности и срокове. Планирането на работното време, натовареност на фронт офис персонала, както и наличността на работните ресурси преди и по време на ремонтната дейност, спомага за много ефективно разпределение на клиентопотока през работния ден. Изградените връзки с външни приложения за определяне времето за ремонта, както и подходящите сервизни пакети и резервни части, дават прецизност и бързина при обслужването на клиентите, дори и при натоварена, интензивна работа.

Microsoft Dynamics NAV поддържа огромна номенклатура от над 3 милиона артикула за 6 различни марки автомобили. Чрез мобилните терминални устройства служителите получават поръчки от фирмения онлайн магазин, заделят артикулите, фактурират и изписват от склада. ERP системата подпомага ежедневното планиране и доставка на части за попълване на складовите наличности.

„Постигна се значителна автоматизация на бизнес процесите, която позволява по-бързото и гладкото им протичане с много по-малко грешки. Microsoft Dynamics NAV ни осигурява непрекъснат контрол в реално време върху всички финансови потоци – надеждна основа за вземането на по-бързи и по-качествени решения”, казва Иван Иванов.

Представителства на B.Braun в няколко европейски страни работят с Microsoft Dynamics NAV
Следващо Case study

Представителства на B.Braun в няколко европейски страни работят с Microsoft Dynamics NAV